Office 2010带来的协同工作体验 推荐

安装完Office 2010之后，对其新功能还处在摸索阶段，随着逐步应用，发现其协作能力增强很多，适合企业部门间的协同工作，特别是跟Sharepoint2010一起应用，利于用户自己进行Self操作，符合企业办公的工作流处理方式。用过NOTES的用户对Work space印象深刻，各种基于工作流开发的数据库可以直接打开处理，员工通讯簿、出差、采购、报销申请、项目文档管理等业务应用都能开发成数据库，再根据权限设定ACL访问规则，从而有效以业务为导向定制开发应用，企业需要这样的工作流方式来协同各部门的工作，让管理更有效，沟通更快捷！

SharePoint应用是在微软的IIS服务上搭建的企业应用平台，利用了单点登录和企业应用程序集成功能以及灵活的部署选项和管理工具将来自不同系统的信息集成到一个解决方案中。这个门户站点使得端到端的合作更为容易，实现了个人、团队和信息的整合、组织和搜索，用户可以通过门户内容和布局的定制和个性化以及目标受众，更快地找到相关信息；公司可以根据受众的公司职位、团队身份、兴趣或其他可以设置的成员规则来设定信息、程序和更新，为个人、信息和公司创建门户页面，向整个企业发布信息。

SharePoint不光可以制作企业的门户网站，而且做为Intranet应用，实现工作流的应用，构建在一个可伸缩的、高度分散的体系结构上，提供了多种用于部署、开发和管理的工具，使企业站点能够随着企业需求的增长而扩展，其集成特性可以更好控制公司资源的使用。用户可以从系统和报告中及时提取出相关的信息并加以重新利用，也能快速定位和访问公司内的文档、项目以及最佳实践。 企业早期应用的文件服务器管理起来需要企业花费很多精力去维护，权限委派，版本管理，文件备份，重复冗余文件删除，历史操作追溯，这些都是不足之处，企业在遇到这方面问题时无法提供十分有效的Solution，通过NOTES建立共享文档数据库的办法难以满足日后的扩展需要。企业自行开发业务应用方面，耗费比较低，Charge费用方面也无法各部门之间分担，日后的变更维护也难以为继。SharePoint最初开始应用是出于它不用日后花钱的原因，企业完全可以自行去维护，用来发布文件，部门内部信息发布，部门之间的通知和信息共享，企业内部新闻，制度实施，系统上线，这些日常业务应用方便协同工作，企业需要这么个沟通平台，既能多人编辑同一文档，又能审阅修改变动，过去用Beyond Compare作为双方比较的软件，可以比较2个文件夹、文本等其中的不同，不同的地方会用红色标注出来，现在这些在SharePoint中可以轻松实现。

在Office 2010中增加的Workplace组件，是SharePoint的本地客户端，能够自动同步文件到SharePoint，维护管理更加容易，随时都可以查看更新同步状态，不用担心上传的文档会出现错误，用户直接拖放即可，还可以把文档工作和部门的成员分享，标注信息，讨论工作起来会很方便，结合OneNotes工具用来记笔记，随时在工作中记下想法，加上内置的截图录音录像功能，自动保存的体贴，让用户处理文档方便快捷，长期使用可以节省大量的人力，更重要的是让用户能够在轻松愉悦的氛围中工作，如果说文档处理是很辛苦的工作，那么有了Workplace和OneNotes相结合，部门和部门之间一起来完成效率得以提高，以往都是做好PPT审阅时反复修改，直到最后一刻才通过的情况成为历史，人与人之间有效沟通交流才利于促进工作。

Outlook在收发邮件的基础上增加对话整理，凡是相关主题的邮件都Link到一起，如同打开文件夹一样收起，查看起来特别方便，还可以进行多种索引查寻，按优先级和颜色也能查，特别加入的工作流审批，SharePoint会以管理员的邮件通知该谁批阅，而且是结合VISIO流程图显示的，让用户知道工作的进度和下一步该找谁，而审阅者直接在邮件中就可以操作，便利工作的进度，对于项目管理的文档特别有帮助，邮件做为企业的业务解决和沟通的渠道，增强企业业务的灵活性。PPT具备的发布功能，让企业的客户能够使用Live ID 打开。

另外，企业 在搭建RTM服务器之后，可以使用权限管理，对文档管理更加灵活，做到更加安全管理，Office 2010带给更多的协同工作体验。