优秀课件笔记之工作分析与工作设计

第二章
工作分析与工作设计
科学的精细化管理必须建立在详尽的分析
基础上
,
工作分析是组织
(
企业
)
实现科学管理
的基础
,
也是人力资源管理的第一个主要环节。
第一节
工作分析概述
一
.
工作分析的定义
工作分析又称职位分析或岗位分析。是
指通过观察和研究，掌握职位的固有性质和
组织内职位之间的相互关系，以确定该职位
的工作任务和性质，以及员工在履行职务上
应具有的技术、知识、能力和责任。
简言之，工作分析就是某个岗位（职务）
的工作成分和胜任该职位的条件分析。
或，工作分析也就是对某一岗位
（职务）的工作内容及有关因素做全面、系
统、有组织的描述或记载。
二
.
工作分析与人力资源管理其他职能的关系
及作用
组织机构设计人力资源规划招聘和录用
激励人力资源开发
与培训
职业咨询与
职业设计
薪酬设计与
薪酬管理
绩效评估
工作
分析
工作分析与HR
管理其他职能的关系示意图：
可见：工作分析是其他各项人力资源管
理的基础和前提，是各项人事措施的依据。
工作分析的作用可归纳为下表：
工作分析的作用
工作设计
/
重
新设计以提
高效率和激
励
明确权责关
系
明确工作群
之间的内在
联系
决定工作的
报酬
确保同工同
酬
确保工作报
酬差距公正
合理
工作培训和
技能发展
角色定位
员工前程计
划
业绩考核
人力资源计划
识别内部劳动
力
市场
招聘
选择
安置
公平就业机会
实际工作概览
工作和组织
设计
薪酬政策
发展和评价
员工
招聘和选择
员工
三
.
工作分析的基本内容（
7W
）
The Job Analysis Formula
　　１．
工作主体
(who)
２．
工作内容
(what)
　　３．
工作时间
(when)
　　４．
工作环境
(where)
　　５．
工作方式
(how)
　　６．
工作原因
(why)
　　７．
工作关系
(for whom)
四．哪些人来收集工作分析资料
１
.
工作分析专家：人事专员、顾问；
２
.
工作的主管：分管某个岗位的领导；
３
.
工作的任职者
:
在岗员工；
上述三类人员各有优缺点。
五
.
选择工作分析的目标工作
在做工作（岗位）分析时，应选择哪些
工作岗位作为分析对象呢？应把握如下因素：
1.
关系组织成败的关键工作岗位；
2.
因工作完成的难度较大而需要对员工进行
全面培训的工作岗位
；
3.
由于技术变动或组织的管理方式变化使员
工当前的工作内容同以前制定的工作岗位
描述出现差别时；
4.
当组织中设置了新的工作岗位时；
六
.
工作分析所需要的资料
工作分析所需要的资料类型和范围
取决于工作分析的目的、工作分析的时间约
束和预算约束等因素
工作分析所需要信息归纳如下：
（一）工作活动
1.
工作任务的描述
工作任务是如何完成的？
为什么要执行这项任务？
什么时候执行这项任务？
2.
与其他工作和设备的关系
3.
进行工作的程序
4.
承担这项工作所需要的行动
5.
动作与工作的要求
（二）工作中使用的机器、工具、设备和辅助
设施
1.
使用的机器、工具、设备和辅助设施的清单
2.
使用上述各项加工处理的材料
3.
应用上述各项生产的产品
4.
应用上述各项完成的服务
（三）工作条件
1.
人身工作环境
在高温、灰尘和有毒环境中工作
工作是在室内还是在户外
2.
组织的各种情况
3.
社会背景
4.
工作进度安排
5.
激励
(
财务和非财务的
)
（四）对员工的要求
与工作有关的特征要求
特定的技能
特定的教育和训练背景
与工作相关的工作经验
身体特征
态度
七
.
工作分析的步骤
可分四个阶段十个步骤
阶段
步骤
内容
1
决定工作分析的目的
第一阶段
工作分析的
范围
2
确定工作分析的目标工作
3
确定所需信息的类型
4
识别工作信息的来源
第二阶段
工作分析的
方法
5
选择工作分析的具体程序
6
收集工作信息
7
分析信息
8
向组织报告结果
第三阶段
信息的收集
与分析
9
定期检查工作分析信息
第四阶段
工作分析方
法的评价
10
以收益、成本与合法性为标准评
价工作分析结果
第二节
工作分析方法
确定了要分析的工作岗位，并收集完背景
材料之后，就要收集与工作活动和职责有关的
资料。如果组织规模较大，那么工作分析将是
一个庞大的任务。目前国内外已有多种成熟的
技术方法来收集工作信息。
工作分析方法分为定性、定量两类
定性的工作分析方法
：
1.
工作实践法（工作参与法）
2.
直接观察法
3.
面谈法
4.
问卷法
5.
关键事件法
6.
工作日记法
上述六种方法具有互补性，可交叉使用。
定量的工作分析方法：
1.
职位（岗位）分析问卷法（
PAQ
法）
2.
管理岗位描述问卷法（
MPDQ
法）
3.
功能性工作分析方法
最常用的工作分析方法如下：
一
.
问卷调查法
该方法是一种快捷的获取信息的方法。
分析人员把标准化问卷发给被调查员工，
员工通过填写问卷来描述其工作所包括的
任务、职责、环境、特征等信息。
该法的关键在于设计有效的问卷。
1.
优点与不足：
优点：快速获取大量关于工作岗位的信息，
组织规模大的单位尤为有效。
不足：
(1)
设计问卷的工作量较大；
(2)
员工可能会误解问卷的内容；
(3)
员工的描述可能不准确；
(4)
员工可能会夸大其工作的重要性
2.
问卷调查法应注意的问题
(1)
保证问卷调查的客观性、真实性
;
(2)
与受调查者建立良好的合作关系
;
(3)
保证填写问卷表的质量，需培训被调查者
;
(4)HR
专家和主管认真审核、纠正偏差
;
(5)
工作分析人员对问卷统计结果审核、评估
;
3.
问卷调查法的范例（见复印资料）
二
.
访谈法
与工作的承担者面谈是收集工作分析信息
的有效方式。
1.
主要的面谈方式
(1)
与某工作岗位的主管人员面谈；
(2)
与从事某工作岗位的每个员工面谈；
(3)
与从事相同工作岗位的员工群体面谈；
2.
该法的优缺点
优点：
(1)
方便准确
,
有助于管理者发现被忽略的问题
(2)
为组织提供良好的机会向员工解释访谈的
重要性；
(3)
可让员工有释放不满情绪的机会
,
并感到
组织对员工的关怀。
缺点
:
(1)
访谈工作量大
,
如果组织规模太大
,
对每
位员工访谈不现实；
(2)
访谈质量受访谈双方的主观因素的影响
较大。
eg
:
访谈
双方的合作关系不融洽
;
eg
:
访谈对象怕要求提高
,
而自我保护，
或夸大、或有意忽略工作中的某些方面
3.
访谈应注意的问题
（
1
）访谈前要有周密的工作计划
（
2
）要有访谈的问题清单或工作分析表
（
3
）运用各种可能的巧妙方式
4.
访谈的典型问法
（
1
）你做哪些工作？
（
2
）主要职责？
（
3
）如何完成？
（
4
）在哪些地点工作？
（
5
）工作需要怎样的学历背景、经验、技
能条件或专业执照？
（
6
）基本的绩效标准是什么？
（
7
）工作有哪些环境条件？
（
8
）工作有哪些生理要求和情绪及情感上
的要求？
（
9
）工作的安全及卫生状况？
4.
访谈法的范例（见复印资料）
三
.
观察法
指工作分析人员现场观测员工的
工作过程，以一定格式（拍照、摄像）
记录下各个工作环节和操作程序（工作
内容、原因、方法等），以系统收集某
个工作岗位的任务、责任、工作环境等
方面的信息。
1.
观察法的适用范围
适用于主要由身体活动来完成的工作即
一线操作员工。
eg
:
装配线工人；酒店的一线服务人员等
脑力劳动者或处理紧急情况的间歇性工
作不适合。
2.
观察法的工作分析程序
第一步：初步了解工作信息
（
1
）检查现有文件，形成工作的总体概念：
工作的使命、主要任务和作用、工作流
程；
（
2
）准备一个初步的任务清单，作为面谈的
框架；
（
3
）为数据收集过程中涉及到的还不清楚的
主要项目作一个解释。
第二步：进行面谈
（
1
）最好是首先选择一个主管或有经验的
员工进行面谈，因为他们了解工作的整
体情况以及各项任务是如何配合起来
的；
（
2
）确保所选择的面谈对象具有代表性。
第三步：合并工作信息
（
1
）工作信息的合并是把以下各种信息合
并为一个综合的工作描述：主管、工作者、
现场观察者、有关工作的书面材料；
（
2
）在合并阶段，工作分析人员应该可以
随时获得补充材料；
（
3
）检查最初的任务或问题清单，确保每
一
项都已经被回答或确认。
第四步：核实工作描述
（
1
）核实阶段要把所有面谈对象招集在一起，
目的是确定在信息合并阶段得到的工作描
述的完整性和精确性；
（
2
）核实阶段应该以小组的形式进行，把工作
描述分发给主管和工作的承担者；
（
3
）工作分析人员要逐字逐句的检查整个工作
描述，并在遗漏和含糊的地方做出标记。
3.
观察法的优缺点
优点
:(1)
可全面、深入的了解工作的要求利
于规范员工的操作
(2)
对一线员工的工作分析很有效
缺点
:(1)
对于脑力劳动成分较高的工作往往
无效
(2)
有时会引起员工反感实际工作中可把
观察法和访谈法结合使用
4.
观察法范例（见复印资料）
四
.
工作日记法
1.
要点：
让员工用工作日记的方式，记录每
天的工作活动，作为工作分析的资料。要求员
工在一段时间内对自己工作中所做的一切进行
系统的活动记录。
2.
工作日记法的优缺点
该法如果记录得详细，往往会揭示一些其
他方法无法获得或观察不到的细节；但也可
能夸大某些活动，或低调处理某些活动。
如：某公司财务部的故事。
3.
工作日记法的范例（见复印资料）
五
.
工作参与法（亲自实践法）
1.
要点
要知道梨子的滋味，就要亲自尝一尝。
该法由工作分析人员亲自参加某工作岗
位活动，体验工作的整个过程，从中获得工
做分析资料。
如
:
酒店的工作分析员自己参与餐厅、客房
或是其他部门的工作
2.
工作参与法的优缺点
优点：（
1
）通过实践可深入体验某项工作，
了解其所需的各种心理品质和行为模式
（
2
）获得工作信息的质量可靠
缺点：（
1
）对工作分析人员的各种知识、技
能要求高，必须多才多艺，经验丰富
（
2
）有些工作岗位是无法体验的
如：脑外科手术
六
.
关键事件法
1.
要点
该法是请员工通过回忆，报告来记录对他们
的工作绩效来说
“
比较关键
”
的工作特征和事
件，以获得工作分析资料。即要求员工在实际
工作中，对特别有效和无效的行为进行简短的
描述，通过积累、汇总、分类，得到实际工作
对员工的要求。
2.
关键事件法的优缺点
优点：可揭示工作的动态性质
缺点：一是耗时；二是由于描述的是关键
（典型）事例，而对日常的工作行为难有总
体概念，而后者才是分析的主要目的。
3.
关键事件法示例（见复印资料）
第三节
岗位说明书的编写
岗位说明书是用文件形式来表达工作分
析的结果，其内容基本包括工作描述和任职
者说明。工作描述一般用来表达工作内容、
任务、职务、环境等，而任职者说明则用来
表达任职者所需的资格要求，如技能、学历、
训练、经验、体能等。
一
.
岗位（职务）说明书的编写
（一）职务说明书的内容
1.
基本资料
：
（
1
）
职务名称；
（
2
）
直接上级
；
（
3
）所属部门；（
4
）工资等级；
（
5
）工资水平；（
6
）所辖人员；
（
7
）定员人数；（
8
）工作性质。
同时应列出职务分析人员姓名、人数和职
务分析结果的批准人栏目。
2.
工作描述
（
1
）工作概要：用简练的语言说明工作的性
质、中心任务和责任。
（
2
）工作活动内容：包括逐项说明工作活动
内容
；
说明各活动内容占工作时间的百分
比
；
各活动内容的权限
；
各活动内容的
执行依据。
①
②
③ ④
⑤
（
3
）工作职责：逐项列出任职者的工作职责
（
4
）工作结果：说明任职者执行工作应产生
的结果，以定量化为好；
（
5
）工作关系：应说明此工作受谁监督
，
监
督谁；说明此工作可以晋升的职位，可转化
的职位，以及可升迁至此的职位
；与哪些职
位发生联系等。
（
6
）工作人员运用设备和信息说明。包
括：
说明工作人员主要运用的设备名称
；
说明工作人员运用信息资料的形式。
3.
任职资格说明
（
1
）所需最低学历；
（
2
）需要培训的时间和科目；
（
3
）从事本职工作和其他相关工作的年限
和经验；
（
4
）一般能力：如：计划、协调、实施、
组织、控制、领导、冲突管理、公共信息
公共关系、信息管理等能力及需求强度等；
（
5
）兴趣爱好：即顺利履行工作职责所需
的某种兴趣、爱好的需求强度；
（
6
）个性特征：如：情绪稳定性、责任心、
外向、内向、支配性、主动性等性向特点；
（
7
）职位所需的性别、年龄特征；
（
8
）体能需求：工作姿势如，站、坐、跑、
蹲、走动、躺等姿势以及各姿势的比重；
对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求；
精神
紧张程度；体力消耗大小。
4.
工作环境
（
1
）工作场所：在室内、室外、还是其他
特殊场所
（
2
）工作环境的危险：说明危险性存在的
可能性，对人员伤害的具体部位、发
生的频率，及危险性原因
（
3
）职业病：即从事本工作可能患的职业
病及轻重程度
（
4
）说明工作时间特征：如正常工作时间、
加班时间等；
（
5
）说明工作的均衡性：即工作是否存在
忙闲不均的现象及经常性程度；
（
6
）工作环境的舒服程度：即是否在高温、
高湿、寒冷、粉尘、有异味、噪声等
工作环境中工作，工作环境使人是否愉快。