[转]使用Word的“邮件合并”功能制作新年周历

[align=left]　　2006年接近尾声，大家在准备新礼物的同时，有没有想过给自己明年的工作准备一份周历。既然是为工作准备的周历，当然主要目的是为了有足够的空间记录日程安排和备忘事宜。虽说现在形形色色的日历不少，但是通常都做得小七玲珑，想用于记事却是空间不足。
　　首先，来设计一下。周历的纸张就用常见的A4或者B5纸都行，为了能记录更多的东西，这里选用A4纸。每页为一周，用表格划分为7行，每行一天，从周一到周日。既然是周历，当然每页上还应该有一个“第X周”。同时，它也应该提供月、日的信息，所以每一行的左边要打印月份和日期。另外，考虑到有些事情可能不属于一周中的任何一天，所以右边应该留一部分空间用来写未定具体日期的事件或者一周的总结。设计结果，大致如下：[/align][align=left]　　既然是用邮件合并来制作2007年的周历，那么就按照邮件合并的三个步骤来：[/align][align=left]一、在Excel中准备日期数据[/align][align=left]　　周历需要的数据并不复杂，只需要2007年1月1日到2007年12月31日的日期数据即可。
　　一年365天是不可能正好填满每一周的，所以要往前和往后多取几天，也就是加入2007年1月1日所在周的2006年的日期，以及2007年12月31日所在周的2008年日期。同时，还必须确定，这个“周”是以星期一开始，还是星期天开始。比如，如果每周都从星期一开始，那么2007年1月1日正好是星期一，不需要往前取2006年的日期。但如果每周从星期天开始，则需要往前取到2006年12月31日。示例还是按中国习惯，每周从星期一开始，那么所日期数据是2007年1月1日到2008年1月6日。[/align][align=left]　　打开Excel，在第一个单元格，即A1中填入“日期”，然后在A2中填入2007-1-1，然后选中A2到A372共371个单元格（为什么是371个单元格？因为7×53＝371，也就是正好53周的日期），现在打开菜单“编辑→填充→序列”，并在随后打开的序列对话框中如下图设置并确定：[/align]



[align=left]　　这样，从2007年1月1日到2008年1月6日一共53周的日期就产生了。现在来看看在Word中制作周历时需要的数据：月份、日期、星期几和第几周。除第几周外，其它几项都可以通过Excel的Text函数获得；而第几周在日历打印过程中正好就是第几页，所以不需要在Excel中准备，只需要在Word中适当位置插入页码就行。
　　虽然Text函数可以很方便的格式化日期，但是，Excel的帮助文档中似乎并没有提供格式化字符串的具体参数。其实没关系，它提供了一个更好的东西来帮助生成格式化字符串——单元格格式。
　　比如需要取得2007-1-1的月份，以中文显示为一月，可以这样操作。
　　1. 任选一含日期单元格（含日期主要是为了预览），从右键菜单中打开“设置单元格格式”。
　　2. 在弹出的单元格格式对话框的“数字”选项卡中，选择分类为“日期”，类型为“三月十四日”，因为这个最接近我们需要的格式。
　　3. 关键的一步，在分类中点选“自定义”。这时候在右边的类型处出现了格式化字符串“[DBNum1][$-804]m"月"d"日";@”。
　　4. 从格式化字符串中去掉关于日的部分，得到“[DBNum1][$-804]m"月";@”，同时在预览中可以看到以“一月”这样的格式显示日期。
　　如上步骤，已经取得输出“月份”的格式化字符串。同样的方法，可以取得输出“星期几”的格式化字符串。现在准备就绪，可以在Excel中继续生产制作周历所需要的数据了。[/align][align=left]　　在B1、C1、D1、E1单元格中分别入“月”、“周”、“日”、“周序号”。然后在B2、C2、D2、E2中分别录入公式：
　　B2 =TEXT(A2,"mm月")
　　说明：考虑了一下，还是写成“01月”的形式，如果用中文十一月和十二月都会多一个字
　　C2 =TEXT(A2,"[DBNum1]aaaa")
　　D2 =TEXT(A2,"dd")
　　E2 =INT((ROW()-2)/7)+1
　　说明：Word中插入页面大家都会，不如示范一下用公式来取得第几周。其实也很简单，就是找第几周和行号的关系了。另外一种方法是根据1月1日是一个星期的第几天（星期几）来算，这个算法复杂得多，不作介绍了。[/align][align=left]　　将B2到E2的公式填好之后，选中这4个单元格，有没有看到选区外框的右下角有一个方形的点？将鼠标移上去之后，鼠标会变成实心的十字形。对了，就是这个点，双击它，刚才写的公式就往下填充到了372行。怎么样，快吧？
　　将Excel表格保存为“2007日历.xls（或其它名字）”。现在数据准备好了，该准备Word模板了。[/align][align=left]二、用Word制作周历模板[/align][align=left]　　虽然Office2007已经发布了，但是用Office2003及以前版本的人还是多数，所以以Word2003为例。在Word2007中的操作也类似，只是邮件合并的操作略有不同。关于邮件合并的详细详解，请参考我的另两篇文章：《在Word2003中使用邮件合并》和《使用Office打印成绩通知单和成绩条》。
　　新键一个Word文档，适当的调整页面边距。然后在第一行输入“2007年第N周”。
　　新起一行，插入一个7行3列的表格，并按前面的图示调整好表格的大小的表格线的颜色。在设置行高的时候有一个小窍门哦——将表格底线下拉到页面，然后选中整个表格，从右键菜单中选择“平均分布各行”即可。如果想让周六和周日的高度不一样，可以先调整第五行的底线到合适位置，然后分别选中前五行和后两行，各进行一次“平均分布各行”即可。
　　然后在第一个单元格里按图示填入星期几、月份和日期，并设置好字体及大小。[/align][align=left]　　下面准备引入数据。
　　1. 右击Word工具栏，选择打开“邮件合并”工具栏（如果不知道在哪里，也可以从菜单里找到：视图→工具栏→邮件合并）。
　　2. 点击工具栏上的“打开数据源”按钮，选择刚才的Excel文档和正确的工作表。
　　3. 将“2007年第N周”中的那个“N”替换成“周序号”域。通过工具栏上的“插入域”可以找到“周序号”及其它域。
　　4. 将第一个单元格中的星期几、月份和日期分别替换成“周”域、“月”域、和“日”域。
　　5. 在表格第一行的第二个单元格中插入“下一记录”Word域。方法是在邮件合并工具栏上点击“插入Word域”并从中选择“下一记录”。
　　6. 选中第一行，复制；再选中剩余的6行，粘贴。
　　7. 很关键的一点，删除第7行第二个单元格中的“下一记录”Word域。因为合并的时候，Word会自动在换页时下移一条数据。[/align][align=left]　　模板制作完成，下面可以进行合并了。[/align][align=left]三、邮件合并产生周历[/align]　　从工具栏上选择“合并到新文档”即可，稍后可以从合并产生的文档进行打印。不过在合并之前，还可以先预览一下，点击工具栏上的“查看合并域”即可预览。在预览的时候还可以对格式进行一些调整。
　　合并到新文档之后，可以先将这个新产生文档保存下来，以备以后重复打印（自己不需要那么多，可以送人啊）。
　　单面打印这份周历，共需要53页纸。如果觉得有点浪费，不妨双面打印。打印的时候请注意你的打印机是先进先出还是先进后出。
　　如果打印机先进先出（比如部分惠普打印机），那么先用逆页序打印偶数页；再将打印出来的纸翻面送入打印机，再以非逆页序（正页序）打印奇数页。如果打印机是行进后出（比如部分三星打印机），则先逆页序打印偶数页，再逆页序打印奇数页即可。



　　选择打印奇偶数页和打印顺序的位置，如下图所示（注意，打印的时候从文件菜单里选择打印，不要使用工具栏上的打印按钮，因为工具栏上的打印按钮不会弹出打印设置对话框。 END