如何解决设计与研发的文档管理问题，保证文件安全？

摘要: 如何解决设计与研发的文档管理问题，保证文件安全？

1、产品设计与研发文档管理常见问题
　　随着信息化的发展，越来越多的公司在产品设计与研发过程中需要用到各类电子文档。单纯依靠windows文件服务器等方式来管理公司产品与研发文档已难以解决文档管理的问题。
　　包括:
　　海量文档存储，管理困难
　　产品设计和研发部经过日积月累，文档的数量和容量都很庞大，并且文档类型、格式、用途多种多样。庞大的文档量，即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间，靠人工有效管理几乎不可能。

　　文档版本管理混乱
　　由于设计文档经常会被不断地修订，有些文档多达数十乃至上百个不同的版本，文档版本繁多，难以整合和统一管理。

　　文档安全缺乏保障
　　大量文档处于不被管理的无序状态，文档被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生，使文档的安全性无法得到保障。另外纸质文档的抗灾难性差。

　　知识管理举步维艰
　　大量文档分散成各台电脑上，一旦有员工离职，相关的大量工作文档被直接带走丢失，或沉落于电脑中，成为“不为人知”的秘密，由此带来大量文档资产的流失（人才流失=知识流失）。企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围。

2、易度产品设计与研发文档管理解决方案
　　易度产品设计与研发文档管理解决方案可以实现对企业的各类技术文档,如研究报告、设计稿、零件图等多种类型图文档的统一管理。可对存储在不同位置的产品与研发文件根据产品类别/研发对象等进行统一的分类视图、快速查找。同时通过设置文件之间的动态关联管理及消息订阅，有效的解决产品研发的各零件更新后的提示问题。还可扩展应用到工作流程管理，实现对文档生命周期（创建、审核、归档等）全过程的电子化。能够很好地解决企业图文档的安全、备份、查询、共享等问题。

　　适用于：汽车、造船、航空、通用机械、电子、建筑、设计院等行业的设计研发部门

　　文档存储
　　文件存储越复杂，获取文件依赖的组件越多，导致文件获取失败的风险就越大。易度采用FRS存储文件, 文件系统文件在物理文件系统中的存储结构和通过浏览器所管理的文件结构完全相同。同时，文档的附加的元数据信息也以json文本格式直接存放在文件系统中，易度这种存储方式可保证文档存储的风险最低。
　　支持集中（分区）存储，对文档进行有效的分类管理。通过提供个人区、公司文档区和网络共享区，分区进行文档分类管理。

　　权限管理
　　提供委托管理、成组授权、权限继承、负授权、四层6级别查看人等权限管理，保证所有产品设计和研发文档的处理严格按权限进行，根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。

　　搜索查找
　　用户可按多种方式搜索产品设计和研发文档，支持全文检索、高级检索、标签组搜索、收藏夹搜索等查找手段，确保快速高效地从大量的产品设计和研发文档库中找到想要的产品设计和研发文档。

　　在线查看
　　支持研究报告、设计稿、零件图等多种类型图文档的在线查看，同时支持音频、视频的在线播放，音频和视频无需插件自动转换为flv和mp3格式，采用flash播放。

　　版本控制
　　提供获取历史版本功能。帮助用户在文档多版本中查找到历史版本，以免造成知识流失。同时支持版本差异比较、删除历史版本和定版功能。

　　协作和编写
　　系统支持在线编写和在线编辑文档功能，无需用户上传、下载，直接可在线进行协作编写。

　　审核发布
　　支持文档审核的一般流程：提交审核—>审核通过—>正式发布，中间可安排众多的审核过程，采用消息通知流程变更。一旦发布，禁止对文档的修改，实现文档保护。对于发布的文档，可以调整文档的有效期限，包括生效时间和失效时间，还支持文档自动编号和调整文档编号。

　　原文摘于易度文档管理官网 ： http://www.edodocs.com