企业如何更好的管理文件

21世纪，这是一个全新的信息化时代，从最初的传统办公到现在的信息化办公，一个世纪的跨越造就了各种大数据的诞生。然而在这个数据横行的时代，文档管理产品市场逐渐兴盛起来，文档作为企业的智慧信息的载体，在企业发展中扮演着重要角色，文档的数字化管理是企业紧跟信息化发展潮流的重要途径。运用计算机技术进行企业电子文档管理和应用，标志着文档管理的现代化，然而企业要想实现文档的规范化管理，光靠人力是远远不够的，必然要借助文档管理工具。
传统落后的共享服务器方式早已无法胜任企业的文档管理需求，那么使用专业的企业文档管理软件便成为最佳选择。面向企业应用的专业企业文档管理软件近年来在国内也不断涌现，当然水平也参差不齐，在选择软件的时候，必须从企业自身文档管理需求入手，采用真正适合企业应用的文档管理软件。很多时候，面对市场上众多的文档管理软件，企业便摸不着头脑了。
企业在选择一款合适文档管理软件时，首先应考虑该软件功能是否能满足企业文档管理的需求；其二，该软件操作的难易性；其三，软件的成本。目前国内外一些较优秀的管理软件如易度文档管理系统、edoc2系统、紫光等都是比较领先的。
对基本文档管理功能需要做得足够好，软件设计足够人性化，便于使用，容易掌握，不能让软件成为工作的负担，如易度文档管理。首先是文档集中存储、储存简单方便，可以把公司所有的文档集中起来存储，并且建立在B/S架构之上，可以任何地方登陆，方便办公。有些时候临时要做的事情不用跑回单位处理，在家就可以直接办公。很适合过节或者出差在外遇到紧急工作的人。
其次是权限管理（成组授权、负授权、委托授权等），一般我们文档被某个用户访问，用户就可以不受限的将该文档通过拷贝，邮寄等方式传播给他人。但是易度文档管理系统采用的文档是终生机制，文档无论何时被访问，除非管理员特别指定，文档都受管理系统的控制。它给每个员工都分发该有的权限，如下载，浏览，删除等，可以避免核心文档暴露所有人当中，充分的保护好企业信息安全，在高校快捷便利的同时，不失安全。
文件搜索提供了全文搜索、高级搜索、搜索筛选等，还有标签组功能（分组标签，方便文档查找和分类）、在搜索功能上小编最喜欢是它毫秒级的搜索速度，真心让挑剔搜索速度的人没得挑剔。
当然，易度文档管理系统还不仅仅只有以上这些功能，还有就是文档审计跟版本管理这两个功能，通过审计跟踪到和全局掌握系统内部所有文件的操作情况，包括操作人、动作、日期时间等信息，并且可以查看以前的历史版本，知道何人修改什么东西。当出现问题，可以及时倒回，避免损失。
所以，选择一个适合的系统才能真正解决文档管理问题，帮助企业提高效率，轻轻松松工作。希望以上内容对大家有帮助，能帮助您选择一款合适的文档管理软件。