技术文章翻译（十一） -- 实施信息管理系统的注意事项

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原文地址

https://www.codeguru.com/csharp/.net/net_general/toolsand3rdparty/considerations-when-implementing-an-information-management-system.html

文章正文

实施信息管理系统的注意事项

作者： Bradley L. Jones 发表于：2018.1.10
对于当今的企业来说，信息的管理工作至关重要。如果您不确定自己在做什么，那么构建信息管理解决方案可能会是一项艰巨的任务。当您创建解决方案时，即使是使用SharePoint和Office 365等工具，您同样面临着一系列的选择。我列出了一些要考虑到的关键点，从而帮助您在任何平台上实施信息管理系统时做出选择。

1. 确定方案

在使用SharePoint等产品部署信息管理解决方案之前，您首先应考虑哪些方案是比较合适的。并非每种方案都是合适的，根据你的部署方式（您是计划不俗在本地，在线还是以混合方式实施？），您的方案可能会有所不同。因此，您应首先确定您希望实现的目标以及部署的相关参数。

2. 识别和构建信息

对于任何信息管理解决方案来说，识别出要管理的信息，都是关键的第一步。 对于近乎所有类型的数据，SharePoint都提供了对其进行数据管理和数据处理的强力支持。其范围从图像和视频管理到使用WebDAV，Excel导出，移动设备，Outlook同步，工作流，报告和文档集等功能。可以与外部元数据，CMIS，Exchange和其他系统进行集成。还可以使用元数据管理，搜索，安全性管理，权限管理和审计功能。在记录管理中，您还可能还希望使用文档保存，搜索，EDRM，文档版本转换，文档审批等功能。

SharePoint为这些相关领域都提供了相应的支持。确定解决方案所涉及的领域，应该是确立信息管理解决方案初始架构工作的一部分。

3. 内容的获取

一旦您确定了要进行管理的信息内容，下一步的工作就是获取相关的信息内容。在进行数据管理之前，您首先要先拥有数据。您不仅需要访问它们，还需要按照某种方式从它们中提取信息。数据（您关注的内容）获取操作不仅包含信息上传，还包括将其导入到系统中进行相关操作。
对于正在运行的信息系统来说，确保构建流程能够在进行初始加载之后，还能继续获取，上载导入（同时或者分开进行）数据也很重要。
除了提取现有数据之外，内容的获取可能还会涉及到使用表单和其他系统来获取新的数据。借助SharePoint和Office 365等工具平台，创建电子表格的功能，可以让您轻松构建这类入口系统。
获取数据时，还必须包含有助于内容定义的任何其他相关属性。这包括添加元数据标记和与原始信息位一起存储的其他标记。
获取数据是成功实施信息系统战略的基石。随着对获取数据的关注，于是出现了一系列的议题，例如数据同步，复制，背景知识等等。

4. 创建用户体验

退一步说，对于任意系统来说，无论是信息管理系统还是包含基本功能的简单应用程序，用户体验都是最重要的功能。如果您没有实现吸引最终用户的软件界面或用户体验，那么他们将不会自愿地使用软件。在构建信息管理系统时，你需要确保你提供了用户期望和需要的相关内容。它不仅需要快速，轻松地满足他们的需求，还应该是非常直观的。系统应该具有清晰的导航结构。由于信息管理系统专注于对特有数据的提供定制查看功能，因此还必须为用户提供定制视图的功能，该功能是对用户要访问的内容进行的。

5. 构建或配置可搜索性

即使你的系统中包含所需的所有数据，也用于便于使用的可自定义的用户界面，如果找不到需要的特定信息，您的系统也会失败。因此，创建有效的搜索方案，将决定您的信息管理系统的成败。
您不仅需要考虑您需要搜索的内容，您还需要了解和运行信息系统中相关内容之间的相互联系，还要考虑与系统外部资源的连接情况。了解数据的相关属性，并调整数据以进行有效地访问和搜索操作，是信息管理策略中的核心要素。

6. 确保数据的安全性

到目前为止，我们已经讨论了数据的获取和数据的访问。对于大多数的信息管理系统来说，其都可能会包含有私有的或者机密性的内容。虽然本文现在才涉及到安全性，但是我们在规划信息管理系统的过程中，并不应该这么晚才考虑到数据安全性。事实上，它应该是您信息管理系统各个层面中都要考虑到的因素，从您构建的流程开始-包括您选择的工具（如SharePoint或Office 365），并一直通过您提供的信息和用户界面来实现。

安全性不仅应包括对内容的访问，还应包括审计，权限管理，丢失保护等内容。这不仅涉及编码工作（如加密和访问），还涉及系统周边的策略和流程。

7. 部署管理，包括内容保存和搜索

最后，在构建和实施信息系统时，还需要对其他方面进行考虑。这包括内容保存和搜索等方面。

即使关于内容获取和访问的信息系统，有时也应该将内容归档或从系统中删除内容。制定这项计划非常重要，这不仅要考虑内容的获取和保存，还要考虑到在数据内容生命周期中可能会发生的各种情况。应该制定关于如何进行数据存档，数据备份甚至如何销毁数据的计划。通常来说，数据存储成本还是比较便宜的，但是我们还需要在以下几个方面做出平衡，如具有需要数据的影响与其产生的噪声数据，具有不需要的数据的风​​险及可能造成的影响，以及诸如如何搜索之类的其他因素，这些因素带来的成本可能要比单纯的存储空间更加昂贵。

关于信息管理系统考虑因素的总结

如果您计划实施自己的信息管理系统，我已经给出了需要重点考虑的七个方面。这些因素的范围从内容的获取到数据内容的保护和数据的访问，还包括何时进行数据清理。如果要详细讲述如何将这些因素应用至指定系统，那可能需要通过一本书或者一套完整课程才能做到。

对于使用Microsoft工具集的开发人员来说，SharePoint和Office 365提供了各种工具来解决上文所提到的所有相关问题。实际上，有一些课程（例如SharePoint和Office 365上的实施信息管理课程），可以让您深入了解上文所提到各种细节。
对于信息管理系统来说，其准确性至关重要，因此多花时间预先完成所有流程，不仅可以为您节省大量的时间，还能确保您从系统中获取信息的准确性。

关于作者

Bradley L. Jones
Bradley Jones,Lots of Software(LLC)的创始人,可以被冠以领导者，导演，网站管理员，开发人员，分析师，企业家，社区影响者等等头衔。他撰写了20多本书籍，这些书籍的主题中，从Microsoft Windows的使用到如何进行编程都有。代表作有：《Web 2.0 Heroes》，《Teach Yourself the C# Language in 21 Days》和《Teach Yourself C in an Hour a Day》。

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