分享Ctrlbox项目管理软件的项目资源管理使用心得

关于项目管理前面分享了《项目任务和计划》、《财务管理》，这周继续分享项目资源管理。

项目资源分为两部分，人员和物料，对于我们互联网公司来说，主要是人员的管理。今天所说的，就是主要针对人员管理。

天时、地利、人和一直被认为是成功的三大因素。其中，“人和”是主观因素，在项目管理中“人”的因素也极为重要，因为项目中所有活动均是由人来完成的。如何充分发挥“人”的作用，对于项目的成败至关重要。项目人力资源管理中所涉及的内容就是如何发挥“人”的作用。

在人力资源的管理中，却存在很多的问题。资源充足的情况还好，资源不足时各项目经理，为了争取资源真的是十八般武艺都用上了。我也几次因为项目没有资源，压力大的失眠。

以我们公司为例，有以下常见问题：

1.成员能力与项目任务难度不匹配，如一个初级工程师分配了难度等级为C的任务；

2.团队各岗位对项目目标理解不一致，造成成果物不符合标准，或不符合项目要求周期；

3.项目成员沟通不畅，效率低下，特别是跨区域协作的时候；

4.资源不足，任务量大于成员可承受范围 ；

5.成员进入及撤出没有计划，用人时成员被占用；

6.项目问题得不到及时反馈，造成不必要的损失.

以上问题，比较清晰明了，也是互联网公司常遇到问题，但是一直都很难解决。

资源过分富余或短缺，都不利于公司的发展。过分富余，公司成本高；过分短缺，承接项目有限，限制公司的发展。当市场原因，项目在不同的时段，有多又少，所以，资源富足和短缺都是正常现象，所以，资源问题会一直存在。

要解决的是不能长时间处于资源富足或短缺的情况，在数量和质量上，只能设置一个近似平衡数，然后通过资源管理去调控。

在使用Ctrlbox项目管理软件时，我对项目资源管理有了很的理解：

1.根据计划，设置资源库

若是只有几个或十几个项目，项目经理也许可以根据经验和对成员的了解，随时调配资源，若是项目很多，就没有办法依赖经验和对人员的了解了。这时候需要一个资源库。

根据对市场的评估，和已有项目的任务，可以规划出目前及未来几个月甚至是半年的资源计划，根据资源规划建立资源库。

这种方式，可以有效控制，资源不足、资源富余等问题。项目经理只需给出资源计划就可以了。

2.成员评级，优化配置

根据项目的难易程度，列出所需资源的等级。对应的，在建立资源库时，需要评估成员的等级，根据成员的分工和能力，可以评为高中低，也可以设置为ABC等级。

比如，资源计划显示，3个月后需要10个高级工程师，目前公司只有6个，那么下个月就需要准备增补了。

对于现有的资源，也要根据评级标准进行评级，放进资源库。这样项目经理在组建团队时，可以直接调用。

3.人员启用及释放

所有成员的简历、评级、特长、所参与的项目等资料，都能在资源库里查到。项目经理可以根据项目情况挑选、使用。

项目经理在设置任务时，人员这项可直接设置空闲资源；当项目完成时，关闭项目，资源自动归回资源库，供下一个项目使用。


4.资源剩余，合理利用

项目结束后，项目组解散，资源重新回归资源库。

在项目较少的月份，资源有剩余的情况，可以抽调出准备培养的成员，或能力较低的成员进行技术培训。

根据公司的策略，也可以进行退库操作。即可以辞退一些，能力不符合要求的同事。所以，这还需要有一套绩效模型来支撑。

5.资源不足 ，招聘或外包

当项目经理找不到人，无法组件团队时，可以上报PMO。PMO根据项目经理给出的资源规划，筹备人员。

资源规划包含，需要哪些岗位，分别多少人，使用标准是什么，需要履行什么职责，什么时候进入，什么时候撤出等。

我们公司是项目经理自己筹备资源，招聘或者外包，有了标准后，这项工作也变得容易了。


6.对接人力资源

之前项目组成员的项目绩效考核等，都是项目经理来做，总有点越俎代庖的意思。而人力资源部对成员的情况又不了解，沟通起来很花费精力。

现在，在资源管理过程中，绩效考核，招聘、辞退等，可直接对接人力资源。人事可在系统中，直接调取数据，省去很多跨部门沟通的时间。

我是这样的人，问题出现了，如果没有解决方案，我会非常焦虑。一旦有解决方案了，就会比较放松，哪怕问题很严重，也是如此。

现在我的主要的精力不用放在项目资源管理上，更多的精力可以放在和客户的商务沟通上，项目感觉也顺畅了很多。

后续分享，敬请期待~

作者：倾叶轩

链接：《分享：使用Ctrlbox项目管理软件经验（四）——项目资源管理》

來源：简书

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