第十章项目沟通管理
2016-10-28 15:45
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项目沟通管理包括为确保项目信息及时且恰当地生成、收集、发布、存储、调用并最终处置所需的各个过程。
最好使用交互式沟通。
有效果+有效率
垂直(上下级)与水平(同级)沟通
内部(项目内)与外部(对客户/媒体/公众等)沟通
正式书面:项目管理计划,终止通知书,报告。
非正式书面:电子邮件。
正式口头:演讲
非正式口头:会议、交谈。
语气、声调:38%
动作、表情、眼神:55%
2、能在工位解决不进会议室;
3、如果告诉下属做什么,直接把要求写到纸上,放到桌子上,让下属直接做;
4、能直接下达命令,不下红头文件,效率非常高。
注意题目是否包含PM本身(描述:干系人;除PM外等)。
是增加了还是增加到
注意确定谁与谁沟通,谁接受什么信息。
最佳实践:沟通的轻重缓急
交互式:最好的方式,PMI推崇,可以实时获取反馈,确保全体参与者对特定话题达成共识的最有效的方法(会谈、电话会议、视频会议等)
推式:(信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、新闻稿)
拉式:人数众多时使用(企业内网、电子在线课程、知识库)
不是单纯的方法论,还包括一些具体内容(沟通需求等)
包括:沟通频率;沟通技术与方法;为沟通安排的资源;问题升级流程;通用术语表;沟通制约因素(法律、组织等);用于沟通的模板(会议记录等)
作用:执行沟通管理计划
纸质工具(信件、备忘录、报告和新闻稿等)
电子工具(电子邮件、传真)
项目管理电子工具(WebEx,项目管理软件)
比对+预测
可繁可简
信息紧急性,传递方法,机密程度都会影响项目沟通。
如:将整理好的绩效报告、可交付成果状态、进度进展情况和已发生的成本等情况告知相关干系人。
监控沟通,确保项目关系人对信息的需求。
随时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化。
控制沟通可能导致重新规划沟通/管理沟通。
保证沟通的有效果和有效率:指通知变更受影响的个体。
最好使用交互式沟通。
有效果+有效率
沟通方式比较
方法 | 特点 | 适用场景 |
---|---|---|
正式书面 | 内容严谨、可追溯、易保存 | 根据合同进行的沟通:终止某供应商的工作 |
正式口头 | 速度快、受众多,具有正式意义不易追溯 | 项目启动会 |
非正式口头 | 效率高,保密好 | 某个团队成员表现不太好的首次沟通 |
非正式书面 | 可追溯、易保存、格式无要求,较随意 | 团队成员的笔记、便条即时贴 |
内部(项目内)与外部(对客户/媒体/公众等)沟通
正式书面:项目管理计划,终止通知书,报告。
非正式书面:电子邮件。
正式口头:演讲
非正式口头:会议、交谈。
传递的三个方式
文字、图片:7%语气、声调:38%
动作、表情、眼神:55%
规划沟通管理
根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况,制定合适的项目沟通方式和计划的过程。 确定干系人的信息需求,定义沟通方法。 Who(谁向谁沟通);When;How; 确保有效率的和有效果的沟通。
输入 | 工具和技术 | 输出 |
---|---|---|
1.项目管理计划 | 1.沟通需求分析 | 1.沟通管理计划 |
2.干系人登记册 | 2.沟通技术 | 2.项目文件(更新) |
3.事业环境因素 | 3.沟通模型 | |
4.组织过程资产 | 4.沟通方法 | |
5.会议 |
微软的沟通效率:
1、能站着不坐着;2、能在工位解决不进会议室;
3、如果告诉下属做什么,直接把要求写到纸上,放到桌子上,让下属直接做;
4、能直接下达命令,不下红头文件,效率非常高。
沟通需求分析
沟通渠道计算
沟通渠道=N(N-1)/2 N为干系人数量注意题目是否包含PM本身(描述:干系人;除PM外等)。
是增加了还是增加到
注意确定谁与谁沟通,谁接受什么信息。
最佳实践:沟通的轻重缓急
沟通漏斗
你心里想的100%;你嘴上说的80%;别人听到的60%;别人听懂的40%;别人行动的20%沟通方法
[b]三种沟通方法:[/b]交互式:最好的方式,PMI推崇,可以实时获取反馈,确保全体参与者对特定话题达成共识的最有效的方法(会谈、电话会议、视频会议等)
推式:(信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、新闻稿)
拉式:人数众多时使用(企业内网、电子在线课程、知识库)
沟通管理计划
干系人的沟通需求;需要沟通的信息,包括语言、格式、内容、详细程度;发布相关信息的原因;不是单纯的方法论,还包括一些具体内容(沟通需求等)
包括:沟通频率;沟通技术与方法;为沟通安排的资源;问题升级流程;通用术语表;沟通制约因素(法律、组织等);用于沟通的模板(会议记录等)
管理沟通
根据沟通管理计划,生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程。作用:执行沟通管理计划
输入 | 工具和技术 | 输出 |
---|---|---|
沟通管理计划 | 沟通技术 | 项目沟通 |
工作绩效报告 | 沟通模型 | 项目管理计划(更新) |
事业环境因素 | 沟通方法 | 项目文件(更新) |
组织过程资产 | 信息管理系统 | 组织过程资产(更新) |
信息管理系统
用来管理和分发项目信息的工具纸质工具(信件、备忘录、报告和新闻稿等)
电子工具(电子邮件、传真)
项目管理电子工具(WebEx,项目管理软件)
报告绩效
包括:状态报告,进展测量结果,预测结果比对+预测
可繁可简
项目沟通
从创建到理解信息的过程(创建、分发、接收、告知、理解信息所需的活动)。信息紧急性,传递方法,机密程度都会影响项目沟通。
如:将整理好的绩效报告、可交付成果状态、进度进展情况和已发生的成本等情况告知相关干系人。
控制沟通
在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程,以确保满足项目干系人对信息的要求。监控沟通,确保项目关系人对信息的需求。
随时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化。
控制沟通可能导致重新规划沟通/管理沟通。
保证沟通的有效果和有效率:指通知变更受影响的个体。
输入 | 工具和技术 | 输出 |
---|---|---|
项目管理计划 | 信息管理系统 | 工作绩效信息 |
项目沟通 | 专家判断 | 变更请求 |
问题日志 | 会议 | 项目管理计划(更新) |
工作绩效数据 | 项目文件(更新) | |
组织过程资产 | 组织过程资产(更新) |