妙用“Check out”与“Check In”

很多时候，我们ITAdministrator再规划文档管理的时候，都会建议Business
Users把相关的文档放在一个Library中存储，比如培训方面的，放在Training
Document Library集中管理，比如项目相关的，放在Project Document Library集中管理，但这样管理会遇到一些问题，就是文档还处于Draft时，文档author是不期望其他人对文档进行修改和编辑的，他们希望文档是最终版的时候，其他人才可以view和edit，这种情况下，我们通常会建议大家使用Check
out和Checkin的方式进行文档管理。
 
但如果BusinessUsers对Check
out和CheckIn理解不够深入的话，仅仅是上传文档之后，右键的方式点击Check
Out的话，那么也解决不了问题，因为只要其他用户有Check In的权限，仍旧可以Override你之前所设置的CheckOut的动作，将文档变为Check
In，那么如何实现上述的需求呢？
 
解决方案：LibrarySetting->Version Setting将“Require
Documents to be Checked outbefore they can be edited? ”的选项置成Yes，这样实现的结果就是：User1上传Document1，Document将会变为Checkedout状态，只有User1能看见此文档进行修改，User2即便有访问Library的权限，也无法看到此文档，直到User1将文档变为Check
in状态，User2才可以看到并操作此文档。
 
具体实现步骤：
 
Administrator访问Library
Settings->Version Setting，将“Require Documents to be Checked out before they can be edited?
”的选项置成Yes，如下图所示：

 



 
Lisa上传Document，文档变为Checked
Out状态，如下图所示：

 



 
切换Nigo登录，未见任何文档，如下图所示：

 



 
Lisa登录，将文档变为Check In状态，如下图所示：

 



 
Nigo登录，可见被Check in的文档，并可以对此文档做任何有权限的操作，如下图所示：

 



 
注意：如果文档Check out不是通过“Require
Documents to be Checked out before they can beedited?”这个设置控制的话，直接右键点击Check out的话，是无法模拟上述现象的，也就是说Lisa
Checkout的文档，Nigo也可以将其Check in进行操作，无法满足我们预先提出的需求。