工作邮件规范化建议--by ZoomQuiet

工作邮件规范化建议--by ZoomQuiet

原文地址：点击打开链接 http://wiki.woodpecker.org.cn/moin/WkMailRule

概述

email 不仅仅是单纯的交流方式，同时是跟踪/记录工作进度的重要文献之一！ 期望通过邮件格式的规范化来帮助大家可以更好的利用邮件来协调/记录/追踪工作；

参考::

《邮件列表的规范和礼节》

拇指原则

推荐使用"bottom-posting"礼节，并注意:

- 裁剪你的引文！
- 只保留和你回复相关的部分
- 删除大段代码
- 不要使用Original Message模式
- 不要使用HTML 格式
- 注意主题的设计

作到::
从主题应该可以标识这次工作交流的主要内容；
正文的所有内容应该思路清晰，简单扼要，包含所有必要信息，
可以使邮件在至少半年内，都可以有效的复检项目进度/问题/解决过程的依据

注意::

4W1H(When?Where?Why?Who?How?)的描述

通用工作邮件模板

主题部分

[邮件分类]邮件主题，最好使用动宾的完整句子,清除自动加的 "RE:" "回复:"
e.g

"服务器"

不如

[内网环境]测试服务器帐号开通说明

"RE:服务器"

不如

[内网环境]测试服务器帐号 不能登录！"

正文部分

一事一邮，不要期望大家有耐心读完你的所有正文,前两行应该是内容的概要
尽量使用动宾短句，有大量形容词的句子不会提高理解效率的
尽可能条理化，使用 1. a. 的分层描述，有利于抓住重点
除非是群发邮件，否则可以省略称谓，节约邮件的珍贵版面吧
群发邮件不要用代词。“他稍后应能处理这个问题”对你很明白，

但对别人来说，他、这个、稍后都很不明确。

e.g

Zoom.Quiet，您好！

101.20.170.54
xxxx xxx,xxxx
sudo -s

　　　　　　　　致
礼！

不如:

根据XX的要求，已开通内部测试机帐号:
IP:101.20.170.54
user:xxxx
pass:xxxx
可以使用 sudo -s

缀语部分

给出完整的发信人信息，有利于，快速使用更加直接的方式来确认工作问题
不要期望其它人永远记住你的电话分机，所以，不要浪费他人的时间，逼人家到通讯录中去搜索

主题分类

主题中的分类TAG，应该成为部门的文化标志， 一套精简，到位的分类约定，比的上正文的详细叙述; 也引导大家有效使用邮件客户端的过滤功能，提高工作邮件的处理能力！

建议当前可行的分类:

[OT]或是[离题] -- 自由话题不是工作的
[CMatrix] -- 配置管理环境群
[PMatter] -- 项目管理事务
....

只要一套主题分类TAG 长期使用，就会形成工作邮件的整齐有序，可搜索，可追踪，线索清晰……

附件的最佳体验

就是不使用附件!

任何附件都需要邮件软件进行额外处理,以及逼迫对方进行点击等等的处理,忒浪费时间,想象你每天要阅读>500封邮件,而所有正文内容都在附件的压缩包中?

如果文字篇幅大,建议使用纯文本,因为聪明的客户端软件,会将纯文本附件的内容合并到邮件正文下面

即使一定要用,也使用OOo格式!

推荐使用OpenOffice.org 办公套件(简称 OOo)的原因如下:
自由软件!没有D版和升级的羁绊,道德上坦坦荡荡！
远离VB宏,不怕病毒
自含PDF 输出,正规化安全发布文档,也有助于公司形象
(M$ Office 从来没有支持直接输出PDF! 将来也不可能了)

真正跨平台,有利与和国际友人交流
(各类技术狂热人士,有很多不使用M$平台办公的)

…………
为什么建议使用OOo 电子表格作为常用格式
可以直接引入数据表格,不用嵌入操作
关注文档内容,不要丰富的文字排版,注重文档层次
可以输出格式化纯读本数据文档,利于自动程序分析处理
…………

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沟通！需要代价。改进，由我作起！

-- ZoomQuiet (2006-05-31)

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作者：@ZoomQuiet