UED部门资源与档案化管理

[b]前言[/b]

我们IT行业有很多资源控制管理的方式，其中最重要最常见的是通过文件夹方式、有权限控制的共享盘符方式管理文件资源。但随着时间的流逝，我们会发现文件越来越多、维护越来越困难。

开发部门用的SVN，VSS，CVS等版本控制工具是一种很好的资源管理方式，后来这些工具被引入UED部门。但这些工具是为源代码版本控制准备的，在非开发部门的实际应用中对于大量的非源码如PSD、PNG、FLA类的资源管理起来却不是那么得心用手。设计部门的源文件类型多、文件大且大多数是二进制文件，在应用中用版本控制工具也很难管理（UED部门的Axure源文件支持SVN在协作上还是比较方便的）。

在互联网如此发达的今天，表面上知识、参考只需要索引就能找到，但在部门管理上它却不是一个好的方式，因为它的索引只存储在个体身上。部门的知识需要共享，部门的知识需要积累，我们需要一个知识库给新来的员工，我们更需要一个合理构建的知识库给我们下一个版本的设计。

按以上的情况看，IT技术只是管理手段，我们需要一种理论指导我们的资源管理方式。不管是用共享文件夹管理还是用SVN管理，这些都不重要，真正重要的是如何把所有资源放在一起进行综合、整合管理。

我们不缺乏IT手段，我们缺乏方法论。

在UED部门的实际工作中，每个工作阶段都会产生大量的信息和资源：

现在进行时阶段，即正在进行中的项目。期间会产生大量的中间资源——很多设计稿、很多参考，很多文档等等。这个阶段的资源最难管理，因为它变化性大，尤其是在多人协作时。

过去时阶段，即已经完成的项目。通常已完成的项目，项目资源大都存储在每个员工的计算机硬盘中，他们分散、零散、个性化强，很难完整有效地进行收集。

由于项目产品的复杂性与关联性使得这些资源都难以有效分类；由于项目的个性化，我们又很难统一所有产品项目的分类方式。经过长期的积压，我们发现UED的历史资源存量很难发挥它应该有的作用。



有没有一种理论或方法能够指导管理方式？

[b]思路[/b]

对于资源的管理，技术只是手段，只是管好资源的必要条件；管好资源的充要条件是要找到行之有效的管理方法论。

其实在现实生活中我们有一整套资源管理的理论方法——档案管理。

档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。

这正好与我们管理UED资源的目的是一致的，在实践上我们可以用档案管理的思路去管理UED部门的资源。

管理资源的手段有很多，但我们需要使用这些手段的方法，档案管理就是很好的理论指导。

进行档案管理工作，要遵循集中统一管理资源档案，维护资源的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指资源档案要由部门的各级各类保管负责人分别集中保存,并制定统一的规定进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证资源档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求在技术上档案资源不受人为损坏；一是保护档案免遭有意破坏，资源档案访问权限控制。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。

对于我们UED来讲设计过程的资源是工作的见证，是下一步产品项目开发的基础，我们可以通过过往资源追溯设计变迁，追溯需求变化，不允许任意篡改或修正，所以维护资源的有效完整性，保持资源的快速定位查找，也是资源管理管理工作必须遵循的原则之一。

对于UED部门建立一套适应本部门业务特点、体现部门规范化、科学管理水平的档案体系，是部门的一项基础工作。它为部门各项工作的开展创造必要条件，对避免和抵御各种风险起到必备作用。历史资源是UED部门的无形资产，档案是部门工作的真实记录。它不仅记录了工作活动的历史过程，还记载了其形成和积累的经验和教训，是部门重要的知识资源。

UED部门档案管理的最终目的是提供档案信息为部门工作服务：

1、部门工作得以总结和延续

2、员工业务培训资料

3、所有员工都可通过档案了解部门工作情况

4、新来的员工可以看到部门、项目、产品生命周期，少走很多弯路。

5、员工离职，工作文件得以最大限度的保留

6、……

有效的档案管理能够开展需要具备很多方面的条件，其中最重要的是按照部门以及公司业务对部门信息资源的全宗、类目进行划分以及有效的管理与制约。

[b]档案的建档单位[/b]

为不同的建档单位合理地划分档案的全宗，这是最重要的部分（全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体）。在传统档案学定义中独立行使职权、设有会计单位或经济核算单位、设有管理人事的机构或人员是定义全宗的标准。在我们UED部门可以将个人的资源定称为一个全宗、组的资源称为一个全宗、部门的资源称为一个全宗，又因为UED部门全宗间有一定的供给关系，所以我们需要明确各个全宗之间的资源供给关系。

[b]档案的类目划分[/b]

关于类目的划分，参考某省委档案管理系统，该省委档案一级类目的定义分为七大类：即（1）党政工团档案（代字：A）；（2）基建档案（代字：B）；（3）设备、仪器档案（代字：C）；（4）会计档案（代字：D）；（5）已故人员档案（代字：E）；（6）声像档案（代字：F）；（7）专门档案（代字：G）。大类以下的属类用阿拉伯数字作代号，从左至右依次叫一级属类、二级属类。

我们UED部门的档案管理可以参考其分类方法，并按照问题-年度-机构的方式进行下级分类，分别对个人档案全宗、组档案全宗、部门档案全宗根据具体业务情况设定分类标准，并生成标准分类文档。

这里要特别指出，根据建档单位的不同，类目划分的粒度是不同的，层级越低越细节。

[b]档案的维护人员[/b]

关于全宗档案的管理，个人档案的管理应该有组讨论并定义全宗目录架构，由个人维护管理；组档案应该由部门定义全宗目录架构，由组长统一管理维护；部门档案应该由部门的上一级机构制定全宗目录架构，并且由部门副主管负责维护管理。

[b]档案的归档周期[/b]

关于归档周期，即同一个单位两次归档的时间间隔。任何资源都应该有一个明确的归档周期，归档周期应该根据归档单位的规模不同而有所不同。

个人档案：可以以周为时间单位进行归档。

组档案：可以以月为时间单位从个人档案中进行整理提取归档。

部门档案：可以以季度为时间单位从组档案中整理提取归档。

归档的内容由具体部门业务确定，上级单位应该以制度的形式制定下级单位的归档内容。

[b]档案的生命周期[/b]

由于一般的部门资源信息管理缺乏系统的管理方法，导致资源存放的随心性比较强，再加上长期的资源加压，致使资源很难被索引查找。在维护的时候，资源一般都是个人根据需要进行修改整理甚至删除，这样很容易导致单点的资源遗失，而且大量资源的维护本身就是一种比较困难的事情。所以在理论上我们应该对资源定义生存周期。

在档案管理中，“档案的生命周期”指的是档案从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被永久保存的整体运动过程。资源一经归档，就进入了档案生命周期。

同理UED部门的资源归档后也可以如此定义，我们归档后的资源也可以分为：

1、经常被查询的活跃期（可以通过硬盘存储）；

2、不经常被查询的非活跃期（可以通过光盘介质存储）；

3、永久保存或销毁。

不同的单位可以根据自己的业务定义自己资源的生命周期。

来源：http://ued.5173.com/719.html