卓有成效的管理者学习笔记（二）——掌握自己的时间

做IT管理的都常常有这种感觉，每天能高效工作的时间一般6个小时，有限的时间内，如何完成高效的工作，从而才能进步、升职，就显的尤其重要了。

有效的管理者并不是一开始就着手工作，他们往往会从时间安排上着手。他们并不以计划为起点，认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点。

管理者有效性的三个方面的基础：

有效的管理者，如果要管理好自己的时间，首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的。如果完全靠记忆，我们恐怕说不清楚自己的时间是怎样打发的。所以我们需要记录时间。

如何诊断自己的时间

每一位管理者的时间，都有很大部分是被浪费掉的。表面上看起来，每件事情似乎都非办不可，但实际上却毫无意义。要提高管理者的有效性：

第一步就是记录其时间耗用的实际情形。

第二步就是要做有系统的时间管理。要做到这一步，可以试问自己下列几个问题：

首先要找出什么事根本不必做，这些事做了也完全是浪费时间，无助于成果。
时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而不影响效果。别人代为参加即为授权。授权一词的意义应该是可由别人做的事情交付给别人，从而为自己更重要的事情腾出时间。而不是片面追求最闲散的经理人就是最成功的经理人。
管理者在浪费别人的时间吗？

管理者在浪费别人的时间的时间是非常常见的，繁多的无必要的会议、形式报告等等。

消除浪费时间的活动

首先要做的是，找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素。同一个错误如果重复出现，往往是懒散和疏忽造成的。
人员过多，也常造成时间浪费。人员多，交流就多，处理人际关系的时间就多。有些小公司，项目不多，一年也就一两个项目，却养着10人以上的初级程序员。大多数的时间都用在互相指导、互相交流业务上了。对于这样的小公司4~5个中高级程序员已经足够了。
另一个常见的浪费时间的原因，是组织不健全。会议，是靠集会来商议，是组织缺陷的一种补救措施。我们开会时就不能工作，工作时就不能开会，一个结构臻于理想的组织，应该没有任何会议。一个组织如果经常要以会议方式来共同工作，那么多是组织不健全的表现。每一次会议都会衍生出许多别的会议，有的是正式的，有的是非正式的，但每次会议都要花好几个小时。所以，要开会，就得有一定的计划，否则不但令人讨厌，而且对公司也是一种危险。
最后一项浪费时间的因素，是信息功能不健全。常见的现象是：信息不畅通和信息表达方式不当，造成误解。最常见的例子就是多客户需求的理解，客户讲了100%，项目经理理解了80%，程序员只理解了60%。

统一安排可以自由支配的时间

管理者在做过了自己的时间记录和分析后，当然了解有多少时间可自由支配，又有多少时间可以用在确有贡献的大事上。

有效的管理者必须集中他的自由时间。他知道他需要集中整块时间，时间分割成许多块，等于没时间。时间管理的最后一步，就是将自己可自由支配的零碎时间集中起来。

一切卓有成效的管理者都懂得：对时间的控制和管理不能一劳永逸。他们要持续不断地做时间记录，定期对这些记录进行分析，还必须根据自己可以支配的时间的多少，给一些重要的活动定下必须完成的期限。

总而言之，时间是最稀有的资源。若不将时间管理好，要想管理好其他时间就是空谈。而分析自己的时间，也是系统地分析自己的工作，鉴别工作重要性的一种方法。

“认识你自己”这句充满智慧的哲言，对我们一般人来说，真是太难理解了。可是，“认识你的时间”却是任何人只要肯做就能做到的，这是通向贡献和有效性之路。