知识管理__如何才能让员工自然地总结，分享经验？

(090712)聚会关于“知识管理”的体会：

　　　前几天，很有幸地参加了ciodream.cn平台的一次线下聚会。虽然来的人数不多，但我觉得刚刚适合做小组讨论。下面就我们讨论的话题――知识管理，做一下记录和总结，希望对大家有所参考。
首先我觉得既然涉及管理，第一步要分析管理的对像性质是不是都是一样的，要不要区别对待，有针对性地管理?
个人认为企业中的“知识”分为两部份，一部份是“相对静态”的，即是企业的各项制度，各种通知及公用文档等等，它是可以由专人收集整理出来的,是显性知识； 另一部份是“动态”的，说它动态是因为它是未知的，是由不同的人在处理事件过程中，总结出来的知识，它存在于经手人的思维当中，我们可以暂时叫它做“经验”,是隐性知识.
针对第一部份，管理起来应该没有什么难度，实现的方法也非常多，最常见的就类似于文件服务器，内部论坛、网站等。要注意的是，个人建议安排专人专管，要不然有些资料可能遗漏。 在这里，我们不深入讨论。下面我们来深入讨论一下第二部份：
每个企业都希望把每个员工的经验积存下来，当相关的员工离职后，新接手的可以凭着这些经验能更快地上手，尽可能地减少员工离职给公司带来的损失。但如果站在员工的立场，马上就会有很多不同的声音：”我们凭什么把自己的劳动成果共享出来呢?” ,“这是我们经验，共享出来后，那我们就没有竞争力了？有什么可以保护我们的利益吗？” “一天到晚都在工作，你还让我加班总结，还要形成文字，太累了？不想写！”
下面先来看看一些企业的不同做法吧：
1．“大棒”政策： “必须把每次解决问题的过程写出来，发表到内部论坛上，发现不写的扣工资，严重的请你离开”
这种强势的做法，可能对一些人有作用。但无法从根本上解决问题，可能会引发更多的埋怨，影响工作的氛围及效率。 还有一种情况，假如这些人表面上是把“经验”发布出来了，但如果他没有写全或者故意写错一部分，企业主就得专门安排一个更有经验的人来核查，这样的工作量也是不小的，效果也不一定能保证。
特点：高压下数量可能有保证，但质量无法保证。
2．“玉米”政策：
有此公司会根据共享的”知识” 数量与绩效考核挂钩，影响员工的收入。 这个办法其实是不错的。如果奖励足够吸引的话，相信愿意分享的人还是占大部份的。但现实中，由于大环境的原因，更多的企业是不愿意增加这方面的成本或者把这方面的成本压得很低，最终没有形成一种有效的激励机制。 由于得不到老板的支持，大部份公司的做法还是由主管对平时多分享的同事进行公开表扬或者口头承诺对以后的提升及加薪重点考虑。这样做法对新进来的员工或者是一个不错的做法，但对于做了一段时间的员工来说，基本上没有什么效果。
特点：对局部人短时间可能有效，但不能持续。
3. 小组讨论／会议培训
　有朋友介绍到他公司的经验，通过“讲师积分制“及相关奖励机制，让一些有经验的人出来给公司的其它员工做培训或者由公司高层组织相关人员对某一些问题进行讨论，希望在讨论的气氛中大家深入探讨，共享自己的认识。
特点：很难推广，适用面较小。
4．“成为工作的一部份”
把日常性的记录及总结当作工作的一部份，每完成一个阶段的工作必须提交相应的文档和总结，否则奖金无法按时拿到。 这可能与“大棒”政策有点相同，但也不尽同。这种情况可能在一些以项目制的企业中比较适用。如咨询公司。因为每个项目都会有分阶段，每个阶段都会有产出物，感觉这样就比较顺其自然。当然这需要充分的准备，如先制定好相关的工作流，并规定好各种文档的格式等等，并要有一个功能强大的考核系统。
此类方法应用得比较好的还有一些要走报销流程的工作。如一些国企会组织外出参观学习，回来要报销，此时就可以要求报销前提供详细有意义的学习报告，企业做好知识归档就可以了。
特点： 难以推广到所有行业，而需要事先规划好各个工作流，对信息技术有一定要求。
5. “企业文化”
在最近的一次聚会中，有一位朋友谈到他们的公司下午6点钟正常下班后，所有人自觉留下来把当天的工作总结，并上传后才离开公司。 这是一种怎么样的工作氛围啊？朋友还介绍了他的经验，就是事先分门别类，制定好各种表格，员工只要登陆上去，按照表格的要求填写就可以了，比较的直接方便。可惜没有亲眼看到是一种怎么方式的表格，但相信他前期的准备工作肯定做得非常细致了。
特点：企业需要先形成愿意分享的氛围，并通过信息技术手段提供便捷的录入界面（如约定好各种表格，只须往上填写内容就可）

综上所述，有两种看起来比较好的方法：一是说服企业主增加投资，形成一种有效的激励机制；另一个是形成“愿意分享”的企业文化。 当这两种条件都成熟的话，还得通过信息技术手段，让分享的人更加方便，轻松地共享自己的知识，这样出来的效果更好！

最后，我们还得关注信息的安全：信息安全其实是一个很大的范围，知识管理中的知识当然也属于信息的一部分，也应纳入信息安全管理之中。这里面的东西太多太多，下次有机会的话希望还可以和他们一起深入探讨一下

相信摆在大部份企业中的知识管理面前的，都是任重道远的事情。我们也只能不断观察分析成功的做法，不断地摸索出适合自己企业的管理方法。

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