估计很多销售和我一样，一到月底都会烦恼一次。原因就是要整理很多数据，做销售报告。客户越多，产品型号越多，工作就越多。曾经有好多次，想聘请一个临时工帮我整理数据。这个烦恼困扰了我很多年，终于在这个漫长的假期中，通过闭关修炼，练成了一键整理数据大法。

问题说明：

每月月底，我需要从公司内网下载销售数据，按照产品的类型和销售的名字统计销售金额。下载的数据库里面包括很多我不需要的信息，而且有时我需要的信息却没有。比如下面表格中，美国和德国客户的数据我不需要，在每一行的末尾，我需要增加三列，分别是季度总销售额，产品类型和销售经理姓名。

去除不需要的数据：

去除某些不需要的数据， 可以在Data中采用Filter，或者数据视图来进行过滤。因为需要过滤的数据很多，每次都需要勾选很多次。而且容易漏选。

增加其他数据

• 季度总销售额：要在每行末尾，手工输入求和公式，计算出每一个产品型号每个季度的销售。
• 产品类型：首先通过数据过滤功能，把某一类型的产品筛选出来，统一在每行末尾填加产品类型。然后依次对其他类型的产品进行重复操作。
• 销售经理姓名：首先通过数据过滤功能，把某销售经理的客户筛选出来，统一在每行末尾，填加销售经理的姓名。然后依次对其他销售经理进行相同的操作。

每次去除数据和增加数据，一般需要30分钟左右的时间。既费眼费力费时又容易出错。

要解决上面这些问题，有几个解决方案：

1. 要求公司的IT部门，按照你的要求，提供相关选项，下载时，可以按照选项进行下载。这个方案直接就被IT无情地拒绝了。可能是我的颜值不够高吧。没办法，只能想其他办法。
2. 用VBA来编写一个脚本，自动进行数据处理。

下面来介绍一下如何用VBA自动处理这些数据的步骤：

• 打开Excel文件
• 在Excel的File菜单中，选择Option, 在Option的Cusomize Ribbon中最右边的界面中选中Developer。
  点击Ok按钮，然后菜单上会出现Developer，当鼠标移到Developer菜单上，会显示下面子菜单。

点击Insert菜单，弹出控件按钮选择，选择左上角第一个按钮，在Excel表格的空白处，可以画出一个按键，同时弹出下面窗口，在Macro name中把宏的名字改为DataProcessing，然后点击New按钮。

Excel会弹出下面脚本编写窗口。在这个窗口中，已经自动生成了一个空的函数，名字叫DataProcessing。接下来我们需要在这个空的函数中加入代码。

按ALT+F11键可以在Excel表格和程序界面窗口中来回切换，或者在程序界面中点击File菜单下方的第一个excel标记的图标，也可以切换到excel窗口，在excel窗口中，在Developer下面的子菜单中，点击View Code也可以切换到程序窗口。
好的，我们按ALT+F11键，切换到Excel窗口，发现窗口中已经出现了一个按键。

鼠标挪到这个按键上方，点击鼠标右键，在Edit菜单中，可以修改按钮上的文字，我们把它改成Data Processing。
再次点击鼠标右键，可以修改这个按钮的属性。比如在Font中，可以修改按键上文字的字体和大小，颜色。在Alignment中可以修改对齐方式，在Size中可以修改按键大小。

在Format窗口的Properties中，选择第三项：按键不会随着Excel中单元格的变化而变化。
在Excel表格中，我们需要按照步骤处理数据：

1. 删除掉客户名称为NewYork和Paris的这一行的数据。
2. 删除掉Type中Forecast的这一行的数据。
3. 在数据表格的最后一列，增加4列数据，分别是Q1, Q2, Q3, Q4四个季度的每个客户每个产品的总的销售额。
4. 在数据表格的最后一列中，增加1列数据，显示每行产品名称所属的产品线。
5. 在数据表格的最后一列中，增加1列数据，显示负责该行客户的销售人员姓名。
6. 在数据表格最后一列后面，按照产品线，列出每个季度的销售额。
7. 在数据表格最后一列后面，按照销售人员姓名，列出每个季度的销售额。

根据上面的要求，我们切换到程序设计窗口。编写代码

1. 删除掉客户名称为NewYork和Paris的这一行的数据，以及删除掉Type中Forecast的这一行的数据：
   首先定义了两个变量；
   接下来把这个表格中有数据的最大行数和最大列数存在这个变量中；
   创建一个循环结构，从最大行数开始查找每行中客户名称是否有NewYork和Paris，还有Type中是否有Forecast，如果存在的话，删除该行。

Dim RowNumber As Integer
Dim ColNumber As Integer
Dim PL_Revenue(3) As Long
Dim Sales_Revenue(3) As Long

RowNumber = Sheet1.UsedRange.Rows.Count     'Get the rows of the active sheet
ColNumber = Sheet1.UsedRange.Columns.Count  'Get the columns of the active sheet

For Row = RowNumber To 2 Step -1 'Must delete from the big to small!!!
'1. Delete the rows which the customer name in Column 1 is "NewYork" or "Paris" or the type in Colume 3 is "Forecast"
If InStr(Cells(Row, 1), "NewYork") + InStr(Cells(Row, 1), "Paris") + InStr(Cells(Row, 3), "Forecast") Then
Rows(Row).Delete
End If
Next Row

编写完代码以后，然后我们再切换到Excel界面中，点击按键，发现数据已经删除成功。如下图所示:
2. 在数据表格的最后一列，增加4列数据，分别是Q1, Q2, Q3, Q4四个季度的每个客户每个产品的总的销售额。
在上面代码后面，加入下面代码：

Cells(1, ColNumber + 1) = "Q1" 'Add one new column after the last column.
Cells(1, ColNumber + 2) = "Q2" 'Add one new column after the last column.
Cells(1, ColNumber + 3) = "Q3" 'Add one new column after the last column.
Cells(1, ColNumber + 4) = "Q4" 'Add one new column after the last column.

RowNumber = Sheet1.UsedRange.Rows.Count     'Get the rows of the active sheet

For Row = RowNumber To 2 Step -1
' calculate Q1 total revenue
Cells(Row, ColNumber + 1).Value = Cells(Row, 4).Value + Cells(Row, 5).Value + Cells(Row, 6).Value
' calculate Q2 total revenue
Cells(Row, ColNumber + 2).Value = Cells(Row, 7).Value + Cells(Row, 8).Value + Cells(Row, 9).Value
' calculate Q3 total revenue
Cells(Row, ColNumber + 3).Value = Cells(Row, 10).Value + Cells(Row, 11).Value + Cells(Row, 12).Value
' calculate Q4 total revenue
Cells(Row, ColNumber + 4).Value = Cells(Row, 13).Value + Cells(Row, 14).Value + Cells(Row, 15).Value
Next Row

编写完代码以后，然后我们再切换到Excel界面中，点击按键，发现每个季度的数据已经计算完成，并填写在最后四列中。
3. 在数据表格的最后一列中，增加1列数据，显示每行产品名称所属的产品线。
产品名称为A1xxxx的属于MCU，产品名称为A2xxxx的属于Power Supply，产品名称为A3xxxx的属于Mosfet。代码如下:

Cells(1, ColNumber + 5) = "Product Line" 'Add one new column after the last column.

For Row = RowNumber To 2 Step -1
If InStr(Cells(Row, 2), "A1") Then Cells(Row, ColNumber + 5).Value = "MCU" 'If Part ID begins with A1, it belongs MCU production line
If InStr(Cells(Row, 2), "A2") Then Cells(Row, ColNumber + 5).Value = "Power Supply" 'If Part ID begins with A2, it belongs power supply
If InStr(Cells(Row, 2), "A3") Then Cells(Row, ColNumber + 5).Value = "Mosfet" 'If Part ID begins with A3, it belongs Mosfet
Next Row

1. 在数据表格的最后一列中，增加1列数据，显示负责该行客户的销售人员姓名。
   客户名为Jiading的，销售人员为：Andy。客户名为Minhang的，销售人员为：Angela，客户名为Putuo和Changning的，销售人员为： Amanda。代码如下：

Cells(1, ColNumber + 6) = "Sales Name" 'Add one new column after the last column.

For Row = RowNumber To 2 Step -1
If InStr(Cells(Row, 1), "Jiading") Then Cells(Row, ColNumber + 6).Value = "Andy" 'If customer is Jiading, Sales is Andy.
If InStr(Cells(Row, 1), "Minhang") Then Cells(Row, ColNumber + 6).Value = "Angela" 'If customer is Minhang, Sales is Angela.
If InStr(Cells(Row, 1), "Putuo") + InStr(Cells(Row, 1), "Changning") Then Cells(Row, ColNumber + 6).Value = "Amanda" 'If customer is Putuo or Changning, Sales is Amanda.
Next Row

1. 在数据表格最后一列后面空一列之后，按照产品线，列出每个季度的销售额。

Cells(1, ColNumber + 8) = "Production Line" 'Add one new column for product line
Cells(1, ColNumber + 9) = "Revenue" 'Add one new column for revenue

For i = 1 To 3 Step 1  'PL_Revenue are initialized to 0.
PL_Revenue(i) = 0
Sales_Revenue(i) = 0
Next i

For Row = RowNumber To 2 Step -1
If InStr(Cells(Row, ColNumber + 5), "MCU") Then   'If PL is MCU, accumulate the revenue to PL_Revenue(1)
PL_Revenue(1) = PL_Revenue(1) + Cells(Row, ColNumber + 1).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 2).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 3).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 4).Value
End If
If InStr(Cells(Row, ColNumber + 5), "Power Supply") Then   'If PL is MCU, accumulate the revenue to PL_Revenue(2)
PL_Revenue(2) = PL_Revenue(2) + Cells(Row, ColNumber + 1).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 2).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 3).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 4).Value
End If
If InStr(Cells(Row, ColNumber + 5), "Mosfet") Then   'If PL is MCU, accumulate the revenue to PL_Revenue(3)
PL_Revenue(3) = PL_Revenue(3) + Cells(Row, ColNumber + 1).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 2).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 3).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 4).Value
End If

Next Row
Cells(2, ColNumber + 8) = "MCU"
Cells(2, ColNumber + 9) = PL_Revenue(1)

Cells(3, ColNumber + 8) = "Power Supply"
Cells(3, ColNumber + 9) = PL_Revenue(2)

Cells(4, ColNumber + 8) = "Mosfet"
Cells(4, ColNumber + 9) = PL_Revenue(3)

1. 在数据表格最后一列后面，按照销售人员姓名，列出每个季度的销售额.

Cells(1, ColNumber + 11) = "Sales" 'Add one new column for product line
Cells(1, ColNumber + 12) = "Revenue" 'Add one new column for revenue

For i = 1 To 3 Step 1  'Sales_Revenue are initialized to 0.
Sales_Revenue(i) = 0
Next i

For Row = RowNumber To 2 Step -1
If InStr(Cells(Row, ColNumber + 6), "Andy") Then   'If PL is MCU, accumulate the revenue to PL_Revenue(1)
Sales_Revenue(1) = Sales_Revenue(1) + Cells(Row, ColNumber + 1).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 2).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 3).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 4).Value
End If
If InStr(Cells(Row, ColNumber + 6), "Angela") Then   'If PL is MCU, accumulate the revenue to PL_Revenue(2)
Sales_Revenue(2) = Sales_Revenue(2) + Cells(Row, ColNumber + 1).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 2).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 3).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 4).Value
End If
If InStr(Cells(Row, ColNumber + 6), "Amanda") Then   'If PL is MCU, accumulate the revenue to PL_Revenue(3)
Sales_Revenue(3) = Sales_Revenue(3) + Cells(Row, ColNumber + 1).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 2).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 3).Value + _
Cells(Row, ColNumber + 4).Value
End If

Next Row
Cells(2, ColNumber + 11) = "Andy"
Cells(2, ColNumber + 12) = Sales_Revenue(1)

Cells(3, ColNumber + 11) = "Angela"
Cells(3, ColNumber + 12) = Sales_Revenue(2)

Cells(4, ColNumber + 11) = "Amanda"
Cells(4, ColNumber + 12) = Sales_Revenue(3)

编写完代码以后，然后我们再切换到Excel界面中，点击按键，所有的数据都已经按照要求计算并显示出来了。编写这样的代码也许需要半天的时间，但是当你轻轻按下那个按键时，你也许感觉到整个世界都在你手中一样，一切尽在掌控中。
这种方法适合于重复性比较多的任务，如果每个表格要处理的数据都不一样，那就只能自己手动处理了。有机会的话，可以结合自己的实际工作需求尝试一下，相信一定帮助你提高工作效率的！

• 点赞
• 收藏
• 分享
• 文章举报