2135亿背后的双11项目协作怎么玩？

2018天猫双11已经收官，2135亿元的成交额再度刷新纪录，这是一场阿里巴巴经济体的深度协作。

在这个大协作项目中，项目协作难题难以想象：如何保证众多部门、百个核心产品、千个垂直项目、几千人的的高效协作？如何在双11之前，让所有的产品、技术、项目准备就绪？

 

 

这背后，离不开阿里巴巴一站式企业协同研发平台——云效的支持。

 

工具支撑项目协作，信息自动同步

 

传统的项目协作方式主要依靠Excel、文档、邮件等工具，信息散落，这种方式对几人小团队的协作可能还行，但对双11这种涉及众多部门、百个核心产品、几千人参与的大项目，要实现项目的进度同步、任务的高效流转显然是行不通的。

 

工欲善其事，必先利其器。在阿里，整个双11项目协作主要借助一站式协作研发平台云效（阿里内部叫Aone）来进行。

 

那么，双11是如何借助云效（Aone）来做项目协作管理的呢？

 

从双11项目的组织结构说起

 

双11这种大促活动，涉及到阿里内外部非常多的部门，为了保障大促的整体有序推进，会有大的指挥部和具体的执行小组。

 

 

• 指挥部：负责双十一的排兵布阵，对整体的双十一活动拍板决策，对整个双十一负责；

• BU队长：负责BU内双十一项目的组织协调，以及内外部的沟通协作，对BU的双十一负责；

• 横向PM：负责拉通对齐不同团队的业务单元，对横向项目交付负责；

• 项目PM：负责执行具体项目的交付，项目须符合双十一的节奏及交付标准；

 

在项目启动之初，指挥部需要确定本次双11需求的大致范围，如营销玩法、招商、会场等，做到心中有数。其次，要尽快敲定各子模块的人选。把人员定下来后才能做好项目分解，保证后续的有序推进。

 

项目集分层管理，横纵视角查看整体进展

 

按照双十一的组织结构，各层负责人——指挥部、BU队长、横向PM、垂直PM等需要站在自己的视角进行项目的分层管理。

 

在云效（Aone）里，项目的分层管理通过项目集来实现。

 

 

 

• 项目：项目是最小的执行单元，项目PM可以在云效（Aone）里创建项目，在项目里定计划、圈项目成员，管理所有项目内容，包括业务需求、项目任务、测试bug、风险、方案文档等，以及进入开发以后，技术相关的编码、测试、发布的工作；

 

• 项目集：项目的集合，用来管理跨多团队协同的项目，它可以将相似的或归属于同一个领域的项目划归为一个项目集，便于PM从横、纵方面整体跟进。

   

 

云效（Aone）的项目集会自动汇总所有关联项目的工作项、计划、进度及风险，项目集PM在项目集里制定整个横向的时间计划，并check关联项目健康度是否良好、整体进度、各项目交付时间，同时处理上升上来的风险；

 

在明确了双11基本需求范围及子项目人选之后，大PM（指挥部）在云效（Aone）上搭建好双11的项目集框架。

注：由于双11数据私密性，以下配图仅用来帮助辅助相关方法的理解。

 

 

2018双11项目集示例

 

项目PM建立好相应的子项目集/子项目，建立子项目时，可以在云效（Aone）里选择相应的项目模板——敏捷研发、业务空间或瀑布式研发。

云效（Aone）项目模板示例

 

项目集和项目的管理秘籍——里程碑、风险、进展管理

 

在进行项目集或子项目的管理时，有几个关键点需要特别关注:

 

（1）项目计划管理

 

项目集及项目的PM要在设置好项目大的关键里程碑点，如大促的KO、招商上线、会场上线，功能预演等，并安排好各个模块对应的负责人和check人员。

 

设置好后，云效将按时间轴展示里程碑，透出是否延期等信息。

 

 

项目集PM可以查看项目集所有关联项目的里程碑计划，及里程碑进展。

 

 

（2）项目风险管理

 

大PM要识别项目中的风险，做到及时沟通及资源协调。风险的识别可以来自于对关键项目的把控，也可以来自于子PM对风险的上报。

 

 

站在项目集视角，云效（Aone）支持查看所有风险，也支持只关注上升上来的风险，实现风险的漏斗式管理。

 

（3）项目进展管理

 

项目和项目集的进展管理有所不同：

 

项目PM会关注每项工作项的进展，云效（Aone）支持用看板清晰的管理各项工作项进展：

 

项目集PM则主要关注关联项目的整体进度，以及涉及的主要风险，这就需要各关联项目及时更新项目进度、健康度等，至少做到一周更新反馈一次。

 

（4）项目定期汇总

 

各项目的进度最好在每周的项目周会或周报上做同步汇总。

 

云效支持编辑会议纪要的同时指派任务，并进行任务跟踪。

 

 

 

云效的项目周报功能，可以根据项目内的里程碑、风险、质量情况等，帮助项目PM和项目集PM快速形成一份项目周报。

 

 

经过这几个步骤，各个PM都可以非常清晰的看到一次双11项目的进度、风险及各个模块的健康情况，云效（Aone）工具就是这样帮助双11更透明的做项目管理的。

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