为什么要进行项目总结呢？又如何进行项目总结呢？

摘要: 为什么要进行项目总结呢？又如何进行项目总结呢？

为什么要进行项目总结呢？

说起项目总结，大家都知道总结就是对过去某一时期或某项工作的情况（包括成绩、经验和存在的问题）的总回顾、评价和结论。大家也都认为它很重要。然而，在实际工作中，人们很少把它与进度、成本等同等对待，总认为它是一项可有可无的工作。因而，在项目实施过程中，项目干系人就很少会注意经验教训的积累，即使在项目运作中碰得头破血流，也只是抱怨运气、环境或者团队配合不好，很少系统地分析总结，或者不知道怎样总结，除了项目背景的介绍，就是一些原则性的套话，“加强管理，加强沟通，及时跟踪”等等，没有任何实质性东西，把许多宝贵的经验白白地给丢掉了，这不仅仅包括失败的经验，同样也包括成功的经验。

项目总结最大的好处用一句话可以概括——从已经完成的项目（或工作）中汲取尽量多的经验，为今后的发展提供积累。

项目总结的目的和意义在于总结经验教训、防止犯同样的错误、评估项目团队、为绩效考核积累数据以及考察是否达到阶段性目标等。总结项目经验和教训，也会对其他项目和公司的项目管理体系建设和项目文化起到不可或缺的作用。完善的项目汇报和总结体系对项目的延续性是很重要的，例如项目完成后项目的售后维护，设备保修等。特别是项目收尾时的项目总结，项目管理机构应在项目结束前对项目进行正式评审，其重点是确保能够为其它项目提供可利用的经验，另外还有可能引申出用户新的需求而进一步拓展市场。

如何进行有效的项目总结呢？

做好项目总结的工作，首先就应该在项目启动时将其加以明确规定，比如项目评价的标准、总结的方式以及参加人员（如项目办公室、商务部、售前部、市场部、储运部等）等。除此以外，如果可能，项目总结大会还应吸收用户及其他相关项目干系人参加，以保证项目总结的全面性和充分性。

其次不能等到项目结束才进行总结，项目的每个阶段都要进行适当的总结，保证有价值的经验教训能够及时地转变为成功完成项目的能力。

再次事后归档时必不可少的，但项目总结可以采取多种沟通形式，不一定要完全正式的总结会和总结报告。大家在一起闲聊时，话匣子一打开，很容易变成了一个控诉会，项目组把所受的委屈，尤其是来自客户方面的，统统发泄出来。此时，作为项目经理，要引导控制好谈话方向，最后一定要实质性的结论，把原来发泄出的各种意见变成系统化的建议或解决方法。不要“不要相信供应商的承诺，对客户的无礼要求应拒绝”等没有指导意义的结论，而要得到“如何促使甚至帮助供应商履行承诺，如何响应客户的无礼要求而不影响项目实施”等具体可操作的方法。

最后，需要强调的是，项目总结不能报喜不报忧，特别是对于失败的项目，总结会不应该成为批斗会，要坚持对事不对人的原则。这样项目总结才能顺利展开，并对今后工作有指导意义。

如何编写项目总结？

根据美国项目协会管理协会（PMI）的项目管理框架，把项目总结的框架提纲分成以下几个方面来进行。

编写的目的

说明编写项目总结报告的目的，指出预期的阅读范围。

例如：编写本《开发总结报告》的目的在于对XXX软件项目开发过程进行总结，对遇到的困难和解决方法进行反思和总结，为以后软件的改进提供建议，为产品质量改进提供参考。

项目背景

本项目的名称和所开发出来软件系统的名称。

此软件的任务提出者、开发者、用户及安装此软件的地方。

项目概况

说明最终制成的产品，包括：

程序系统中各个系统的名字、它们之间的层次关系、以千字节为单位的各程序的程序量、存储媒体形式和数量。

程序系统各有哪几个版本，各自的版本号及它们之间的区别。

每个文件的名称。

所建立的每个数据库。如果开发中指订过配置管理计划，要同这个计划比较。

进度

按照项目整体计划或项目滚动计划编写的计划工期与实际工期之间差距和原因分析。其间有哪些变化？以便为项目经验库提供相应数据，提高下次计划的准确性。

如：列出原定计划进度与实际计划进度的对比，明确说明，实际进度是提前了，还是延迟了、分析主要原因。

工作量

项目实际工作量与计划工作量的对比。

成本费用

就计划成本、实际成本对比成本构成明细的差距和原因分析及建议，也包括项目合同款执行情况的分析总结。

如：列出原定计划费用与实际费用对比，包括：

工时，以人月为单位，并按不同级别统计。

其他费用消耗，如物料费用消耗、出差费用等。

明确说明经费是超出了，还是节余了，分析其主要原因。

资源

各资源实际占用率与计划占用率比较，可以采用直观的图表形式来反映项目的资源情况。

注：CMM中定义了资源（计算机资源，人力资源，等）和关键计算机资源。因此，资源和关键计算机资源是有区别的。资源是指所有的资源。比如开发用的计算机。这个只能称作资源。而关键计算机资源，则是相对于计算机资源更重要的计算机了。在开发中更有用处。比如服务器。我们可以在开发的时候，定义N台计算机资源，即开发用机。可多可少，甚至可以和服务器作为一台机器。但是关键计算机资源--服务器，必须有。因此作为服务器的计算机资源，成为关键计算机资源。同样，有的开发，需要使用到硬件，也可以将其定义为关键计算机资源。关键计算机资源还包括网络带宽等等。

项目风险

就风险识别、风险分析和风险应对中的经验和教训进行总结，包括项目中事先识别的风险和没有预料到而发生的风险等风险的应对措施的分析和总结。也可以包括项目中发生的变更和项目中发生问题的分析统计的总结。

实际发生的风险、所造成的影响和采取的行动与计划的比较

非预计风险的数量。

项目范围

项目范围包括产品范围和项目范围。其中，产品范围定义了产品或服务所包含的特性和功能；项目范围定义了为交付具有规定特性和功能的产品或服务所必须完成的工作。合同中所规定的产品范围和项目范围以及用户确认的计划等都属于项目中要控制的范畴，另外还包括实际执行情况的差距和原因分析。

项目沟通

沟通是人员、技术、信息之间的关键纽带，是项目成功所必须的。在国内，不少项目经理对沟通不够重视，或者不知如何做好项目中的沟通工作，这都需要各级项目管理人员对其加以重视。在项目总结时，可以就项目过程中的内部、外部沟通交流是否充分，以及因为沟通而对项目产生的影响等方面进行总结。

项目文档

项目文档，包括硬拷贝文档和电子文档，都应该收集、整理、编制、控制和移交，以便统一归档保存和进一步开发利用。文档是过程的踪迹，它提供项目执行过程的客观证据，同时也是对项目有效实施的真实记录。项目文档记录了项目实施轨迹，承载了项目实施及更改过程，并为项目交接与维护提供便利。此外，项目文档还是项目实施和管理的工具，用来清理工作条理、检查工作完成情况，提高项目工作效率。所以每个项目都应建立文档管理体系，并做到制作及时、归档及时，同时文档信息要真实有效，文档格式和填写必须规范，符合标准。

项目评价

项目评价是对项目交付物的生产率，产品质量，采用的新技术、新方法、项目特点等的总结。另外还应该包括项目客户满意度收集统计和分析。客户满意度调查内容不但包括项目管理或流程层面，也应包括技术层面。同时，有必要说明本项目与以往项目相比的特别之处。例如：特殊的需求、特殊的环境、资源供应、新技术新工艺等，总之是具有挑战性的、独特的事件以及关键的解决方案和实施过程。

项目质量

项目的最终交付物与客户实际需求的符合度。需要注意的是“客户”，他可以是一般意义上的外部客户，也可以指内部客户。项目质量管理不但包括对项目本身的质量管理，也包括对项目生产的产品进行的质量管理。具体可以从质量计划、质量控制、质量保证入手，以保证项目质量的持续改进。具体可以采用ISO9000质量保证体系，加上完善的质量管理工具、图表等辅助工具加以统计分析，得出改进建议。

遗留亟待解决问题

说明项目有无遗留亟待解决问题。如果有，必须针对这些问题进行深入分析，明确责任，提出解决方案。

经验教训及建议

不断将实施过的项目中的技术经验、管理经验以及教训等进行总结，积累起来就可以成为公司的财富。

以上是项目总结时应该包括或者注意的几个方面。总之，项目总结应该根据不同的汇报对象，提供有针对性的内容。因为不同的报告阅读者需求不一样。例如，像公司级项目主管领导，他可能只关注项目收款及影响收款进度的原因、项目验收计划、项目中的重大事故或问题。技术经理可能更关心项目中新技术、新流程、新工艺的采用情况及效果。质量经理可能更重视项目的质量控制、变更、风险、问题报告。项目经理应该尽可能要求项目团队所有成员提交项目总结报告，因为每个人都会根据自己的知识、经验和能力，就所承担的不同工作、不同项目阶段，提出不同的问题和建议，这样能够从不同侧面来总结项目，更好地为下一阶段或以后的项目提供有意义的参考。