联想ERP项目实施案例分析（4）：系统配置与流程宣贯

联想ERP项目实施案例分析（4）：系统配置与流程宣贯

一、细化了项目总体计划，并保持进度

1、成功之处
1.1、计划制定指导原则是正确、合理，项目组对目标计划导向是非常明确，计划层层细化与定期Review也为计划合理性提供了保证。

2、不足之处
2.1、对自身所承担工作量考虑不足，项目进入了疲劳战；
2.2、对多地域同时开展推进工作，没有很好进行计划跟进

二、完成系统配置，初步建立系统原型

区域操作用户电脑升级并安装练习系统，系统环境准备就绪

区域客户端硬件准备经历了配置调查、制定升级标准、硬件升级、验收这样几个步骤。工作进展过程中，使用了一系列标准表格及文挡，如《硬件配置登记表（调整前）》、《ERP最终用户硬件配置标准》、《硬件配置登记表（调整后）》，使工作进程清晰有序。

1、成功之处：统一配置、局部变动原则。

2、不足之处：
2.1、本次项目启动时间紧，没有时间培养第二梯队，工作压在主力人员；
2.2、对工作量估计不足，没有充分考虑区域实施人员对权限赋值工作理解能力，没有预留出反复时间，造成权限赋值表大量错误；
2.3、公司间业务接口流程领导委员会决策比较慢，影响了进展。

三、设计测试文档，完成单元测试，通过各业务组负责人签字确认

设计标准模板：单元测试情景清单；单元测试文档；建立问题跟踪表：包括：测试人、问题类型、概述、提出日、希望解决日、实际解决日、解决人、状态、状态确认等。

1、成功之处：按照测试要求，本轮测试以通过测试提升人员系统熟悉程度为主，采用导师带学生方式推进单元测试工作，测试做完了，人员对系统已充分掌握，补充了关键用户储备；具备了对区域进行操作人门培训可能。

2、不足之处：流程间接口关注不足，对系统实现考虑较多，对流程实现优化考虑不足

四、完成权限赋值表，基本完成系统用户使用权限赋值工作

权限赋值表结构非常复杂，包含用户帐号、使用人员姓名、所在部门、岗位编号等20多个指标。每一区域都包含几十个用户，每一个用户都必须与上述20多个指标相匹配，我们同样采用分工编写，汇总讨论方式很快完成了赋值表。还必须由全值人员在R／3系统后台对权限进行参数设置。R／3系统中事物代码（即每一项具体操作）不计其数，而在系统中为用户赋值就是将这些事物代码操作权限赋予每一位用户。

1、成功之处 ：采用了按块分工合作方式，顺利高效完成了工作量巨大权限赋值工作，同时也保障了区域相同岗位权限一致性，便于后期根据战略做统一调整。

2、不足之处：
2.1、业务人员与技术人员沟通不充分，赋值表工作和系统赋值工作结合不是很好，建议以后以上两项工作由同一套人员完成
2.2、对工作量、工作复杂性估计不足，造成工作安排上一段时间被动；对赋值人员培训不充分，时间安排不够合理

五、确定了数据切换涉及类型及其格式文档

设计了大量数据收集整理表格，并对其中每一个字段进行了详细注释，

同时下发给区域，用于学习填写，以备后期数据整理工作开展。

1、不足之处：由于集团数据组经验不够丰富，没有将数据重点（如字段意义）向区域说明，不利于区域对数据理解；

六、确定区域各类型数据负责人，完成数据工作培训

1、成功之处：
1.1、采用了各区域数据总负责人为集团数据组唯一接口人方式，集团数据组协助他们建立区域数据组，增强了区域数据总负责人责任心，同时避免了集团数据组接口人过多问题；
1.2、先通过两次培训，再通过不断沟通和反馈，提升了区域数据组能力。

2、不足之处
2.1、初级培训时，由于当时集团数据组学习和区域是同步进行，暂时不能很好指导区域工作，初级培训效果不太理想；
2.2、对于高级培训，由于时间紧，教材准备不充分，各区域也只有一名代表来接受培训，整体效果也不是太好。

七、确定区域事业部ERP接口人及其职责

1、要求各区域事业部指定专人作为ERP接口人来参与到项目中来，规定其职责为：
（1）负责本部门所属业务数据清理及数据上报完整、合理、及时。
（2）负责对ERP上线策略在本部门宣贯并提前组织指定本部门具体业务计划，将系统上线对业务影响努力降到最低，严格执行ERP项目上线策略。
（3）负责讨论确认ERP新业务流程、原则规范以及该流程、规范在本部门宣贯并督促执行。
（4）按时参加ERP项目组会议，执行会议部署任务，按时完成ERP项目组需要本部门确认相关事项，负责督促本部门人员参加项目组组织ERP培训。

2、成功之处：
2.1、通过区域事业部ERP接口人设定，我们感觉使项目组与事业部之间建立了一个直接交流与沟通窗口，

2.2、使各区域事业部直接参与到ERP二期工程项目中来，不再是旁观者，从而使事业部认识到ERP系统不仅仅是运作部门的事，其实与事业部也息息相关，如与运作部门接口流程变化、业务数据清理工作对系统及日后销售影响，相关单据填写，系统本身操作，查看仓储，销售，资金信息资源等。

2.3、从而可以充分参与相关系统流程讨论与设计，结合本事业部实际业务，提出需求和建议，并避免了项目组耗费了大量时间，大量人力设计出来系统流程并不符合事业部实际业务需求“闭门造车”现象发生。

2.4、通过事业部接口人，能够迅速将项目组进展情况、项目推进计划、新业务流程变化以及需要事业部协助完成任务传达到事业部经理和全体员工，使项目组工作得以顺利开展。同时也能把事业部各种信息反馈回项目组，保证项目组能在第一时间修改或制定新工作与计划，满足事业部个性化需求。

2.5、通过制定事业部ERP接口人职责，使项目组在事业部纵向工作安排上起到了很好保证，充分利用了事业部资源，使项目组整体项目推进计划不光能在运作部门得以顺利实施，同时也加强了事业部内部项目推进力度。

3、不足之处
3.1、部分人员参与意识调动不够
3.2、对事业部接口人没有合理考核体系，未能落实到严格考核上去，造成积极性调动水平不一，无法掌握

八、各区域完成流程宣贯工作，并进行基础操作培训


将各区域商、财、物经理集中到总部，由区域全职实施人员采取授课方式对系统各模块流程进行逐一宣讲，并随时回答各业务经理提出疑问。然后再由他们回到各自区域向广大员工进行流程宣贯。

这样通过这种两级宣贯策略，使整个流程宣贯工作完全能够落到实处，各个区域、各个部门员工都能够通过本部门经理了解到

每个业务流程难点及重点，为日后系统基础操作培训、最终用户培训乃至保证系统平稳上线打下了坚实基础。

由总部参加一期ERP系统上线全职人员编写系统基础操作培训教材，由区域全职人员进行熟悉、预讲，以期达到理想培训效果。

回到区域利用一周时间，在不影响正常业务情况下，上班前、下班后对区域运作部门全体员工进行培训，并进行了考试。而总部全职实施人员通过电话与他们密切联系，解答他们解答不了问题。

1、成功之处：
1.1、区域员工通过这次培训，对系统有了感性认识，掌握了一定基础操作，这样，在区域全职人员回总部后，还能够在测试系统中进行练习。使ERP由纸面变成了真正能在系统中看得见。

1.2、通过这次培训，锻炼了区域全职实施人员，使他们对系统有了更加深刻理解，发现自身知识弱点并且初步了解了员工理解系统难点、焦点，为9月系统最终用户培训奠定了基础。

2、不足之处
2.1、时间选择困难，无法回避业务高峰和财务结帐，影响整体效果
2.2、各区域事业部参与程度不一
2.3、区域全职人员宣讲能力有差距，培训效果参差不齐
2.4、利用业余时间培训，接受和练习效果不理想
2.5、对流程差异没有分重点讲解