一步步学习微软InfoPath2010和SP2010--第六章节--发布并提交表单数据（3）--提交到SharePoint

        本章之前的练习中，填表过程可能非常低效：保存文件，输入名称，点击关闭。并且，点击数也很繁重。终端用户有这么多自由，容易产生错误。本部分，你将学会如何创建数据连接，提交表单到SP表单库。使用数据连接，可以控制文件名、地址和表单验证。对于表单精确性和普通终端用户体验来说，理解创建数据连接来提交的合适方法是重要的。

        创建数据连接之前，需要考虑：

1.    对于每个表单，哪些域或者域组合是独特的？对于提交的表单，XML文件在SharePoint表单库中被创建。如果你想每个表单成为独特的文件，应该确保每次有人提交表单到库中时，文件名独特。

2.    表单第一次被提交后，是否需要第二次编辑？有个设置使你能够确保文件不被覆盖，但是大多情况下，表单会被再修改。思考表单审批过程，或者包含额外的“仅办公使用”域的表单。

3.    当表单初次提交时，要求哪些域？如果域将作为文件名一部分，它们是必须的。

4.    是否需要多个视图？许多情况下，多个视图被创建，每个视图有自己的提交按钮。每个提交按钮后有不同的规则，这样根据你在表单的位置触发不同的操作。如果是这样，        默认提交连接可能不是你想使用的。默认按钮自动在每个视图的功能区显示，拒绝任何不同的规则（在不同视图存在的不同提交按钮中的规则）。

        当创建数据连接提交到SharePoint表单库时，下面的页面时数据连接向导的一个重要部分。



        可用的设置有：

1.    文档库

        这是表单提交到的文档库（表单库）的URL。推荐表单在创建数据连接之前，被发布到SharePoint，这样位置就会存在。

2.    文件名

        InfoPath最容易误解的设置之一。默认下，文件名是Form。如果Form用作文件名，只能有一个可以提交到SharePoint表单库。典型地，文件名的创建方法应该是让每个填写的表单唯一。文件名文本框右边有个函数按钮，可以应用公式，例如，concatenate（连接）多个域。

3.    如果文件存在允许覆盖

        表单第一次提交后需要修改，则选中这个复选框。如果没有选中，尝试再次提交已存在的文件将遇到错误。

       你阅读了高级的设置概览，下面几个练习叫你如何创建数据连接提交到SharePoint。你将了解一些以不同方式创建提交连接的影响，这样最佳实践就变得很明显。

        准备：在浏览器打开SharePoint站点，设计模式打开Time Off Request表单。

1.    在InfoPath创建数据连接之前，必须获得文档库URL。左侧“快速启动栏”点击Time Off 表单库。复制其URL。

2.    在InfoPathDesigner中，“数据”选项卡“提交表单”节，点击“到SharePoint库”。

3.    在“文档库”文本框，粘贴之前复制的URL



4.    只是为演示目的，使用默认设置，点击“下一步”，完成。

5.    点击“快速发布”按钮。

6.    在浏览器表单库中，点击“添加文档”按钮

7.    填写信息，点击“提交”。

        在表单库中，注意新的XML文件名是Form。如果你尝试填写另一单提交，就会出现错误。因为数据连接保存每个表单为Form，并且“如果文件存在允许覆盖“复选框没有选中”。



        之前的练习提供了简单的例子----如何创建数据连接提交表单。很明显，文件名语法需要再考虑，因为默认设置没有用。

        下面练习中，你将修改数据连接，这样每个表单文件名都是唯一的，也将演示保存和提交间的另一个区别。

1.    双击“First Name”文本框，选中“不能为空”。



2.    对“Last Name”域同样设置。

        Request Date域是强制的，因为只读，所以无需验证，总会包含一个值。

3.    在功能区“数据”选项卡，点击“数据连接”。



4.    选择“SharePoint库提交”，点击“修改”。

        修改数据连接确保提交的文件名不再是Form

5.    点击“文件名”文本框旁边的“fx”按钮。



6.    点击“插入函数”按钮。



7.    在分类“全部”，选择“concat”。



8.    双击第一个项目“双击插入域”，展开EmployeeInfo组，选择FirstName域，点击确定



9.    最终公式如下



10.  选中“如果文件存在，允许覆盖”，点击“下一步”，点击“完成”



11.  在“数据连接”对话框，点击“关闭”。

12.  点击“快速发布”按钮。

13.  在浏览器表单库中，点击“添加文档”填表

14.  填完所有域，点击“提交”。



        看一下合成的文件名。因为数据连接设置为允许覆盖，已提交的表单可以稍后打开、修改并再次提交。填写另一个不同的表单，看一下下面的错误信息。



        小贴士：如果Request Date是日期域而不是日期和时间，表单名可能不唯一。例如，如果表单使用John Smith填写，并用John Smith填写同一天的另一个表单，第二个表单将覆盖第一个表单。完整日期和时间可能看起来不漂亮，但绝对是唯一的。

         当提交数据连接被使用时，如果必需域为空，表单不能提交。使用保存和保存为按钮，验证不会发生。

15.  填写另一个新的表单，保证一个必需域为空，点击保存。

        注意到，关于必需域的相同错误出现，但是InfoPath仍然允许保存文件。终端用户可以任意命名文件。

16.  命名文件为Test Stuff，点击保存，关闭

17.  再次打开Test Stuff文件，填写完剩下的必需域，然后点击提交。



        之前的练习中，你了解了保存和提交表单的一些区别。保存表单允许文件命名的自由，表单验证规则不应用。提交表单允许严格控制文件名，强制验证规则和必需域。当终端用户可以保存和提交表单时，库中的文件就会变得无组织。在不同完成阶段，可能有一个文件的变化拷贝。

        下面的练习，你将了解如何禁用保存和保存为按钮。提交按钮也被放置在更明显的位置，而不是在左上角。

1.    在InfoPath中，点击“文件”菜单，选择“窗体选项”

2.    在“Filler功能”类，在“启用功能”下，清空“保存和保存为”复选框



3.    再在“Web浏览器”类中，注意到保存和保存为复选框现在禁用。点击确定。

       是时候在表单地步添加提交按钮了

4.    在Time Off表单底部，在“开始”选项卡，点击按钮控件添加到表单。



        双击之，功能区显示“属性”选项卡。



5.    点击“操作”下拉框，点击“提交”。



6.    在功能区，“开始”选项卡，居中此按钮。



7.    点击“快速发布”

        下次表单填写完成时，用户界面会变得直观的多了。保存和保存为按钮现在被移除。提交按钮在突出的位置。