科技查新综合业务管理系统的特色功能

摘要：从甘肃、广东、浙江三省近几年的科技查新量分析，笔者认为，要提高查新工作效率，一个成熟的科技查新综合业务管理系统是必不可少的。阐述了甘肃省科技情报研究所开发的科技查新综合业务管理系统具有的统计分析、与客户交流、科技查新报告模板、科技查新报告质量控制等特色功能。

关键词：科技查新  管理系统 特色功能

1 引言

科技查新的作用和意义是针对委托方项目的相关技术，通过对国内外权威机构的文献和专利数据库的检索，查证其新颖性，以避免科研立项的重复和浪费。
科技查新作为科研项目立项、成果鉴定、产品开发、科技评奖等科技评估的重要环节，面临着巨大的挑战。下面分别从甘肃、广东、浙江三省近几年的科技查新量进行分析。
表1 甘肃省2005至2010年科技查新年查新量

年份	查新量
2005	981
2006	1088
2007	1318
2008	1583
2009	1975
2010	2306

甘肃省科技查新咨询中心有查新员15（从网站http://cx.gsinfo.net.cn/wsyesl.php得到）人，以2010年的查新量来说，每人一年需要完成约153个课题，每个课题需要约2.3天。

表2 广东省2008至2010年科技查新年查新量

年份	查新量
2008	4920
2009	6121
2010	7068

广东省科技查新咨询中心有查新员17（从网站http://chaxin.gdinfo.net得到）人，以2010年的查新量来说，每人一年需要完成约415个课题，每个课题需要约0.8天。

表3 浙江省2009至2010年科技查新年查新量

年份	查新量
2009	4673
2010	7756

浙江省科技查新咨询中心有查新员17（从网站http://cx.zjinfo.gov.cn/ywsljj.php得到）人，以2010年的查新量来说，每人一年需要完成约456个课题，每个课题需要约0.78天。

查新机构如何在保证科技查新质量和数量的同时，提高查新工作效率，已经成为查新行业创新发展的关键要素。笔者认为，一个成熟的科技查新综合业务管理系统是必不可少的。甘肃省科技情报研究所开发的科技查新综合业务管理系统已经被浙江科技信息研究院、浙江大学图书馆、中石油兰州化工研究中心、安徽、广东、辽宁、湖南科技情报研究所等10余家查新单位应用。

2         科技查新综合业务管理系统的特色功能

2.1统计功能

2.1.1 按月统计课题数量



图1按月统计课题数量
通过按月统计课题数量，了解各个月份课题委托、完成情况，对来年每个月的查新量进行预测，进而安排好每个月的工作。

2.1.2 课题统计

 


 

图2课题统计
通过课题统计，可以统计到全部的、自己的、每个查新员的课题情况，可以按学科类型、查新范围、查新目的、所在地区、机构性质、项目来源等分类统计。

2.1.3          业务量统计



 

 

图3业务量统计
2.1.4         代理站统计



 

图4代理站统计
2.1.5       按查新员专业领域统计



 

图5按查新员专业领域统计
通过按查新员专业领域统计，可以随时了解查新员手头目前的工作量，进而统筹分配课题。

2.2与客户的交流

2.2.1          发送电子邮件



 
图6发送电子邮件
发送电子邮件较发送短信成本低，零成本。

2.2.2            发送短信



 
图7发送短信
 发送短信方式较发送电子邮件及时，但成本较发送电子邮件高，需要购买短信收发系统。

2.3      科技查新报告模板

     可以按照学科类型、查新范围等灵活设置科技查新报告模板，当查新员第一次打开接受到的课题时，系统会自动调用相应的报告模板生成报告。



 

图8科技查新报告模板

2.4科技查新报告质量控制



 

图9科技查新报告质量控制
3           结束语

通过以上系统提供的功能，将有效提高科技查新工作的工作效率和服务质量，扩展科技查新工作的情报增值服务范围，实现信息资源共享和科学化、信息化的知识管理构建，提升科技查新人员的业务素质， 促进科技查新工作的不断创新和发展。同时，此系统还具有平台可移植性和功能通用性，能够在相关的查新机构中推广和应用，为整个查新行业的发展提供支撑。

参考文献

[1]王权，张缨.基于UML的科技查新综合业务管理系统的设计与实现[J].甘肃科技，2008,24(16):18-20,78.

[2]王权，张缨，杨生举，杨金凤.科技查新项目管理系统中嵌入Word的若干问题研究[J].甘肃科技，2006，22(11)：73-74.

[3]王权，赵文哲.科技期刊综合业务管理系统的设计与实现[J].甘肃科技，2010，26(7)：20-22，4.

[4] 王权.基于B/S＋C/S模式的期刊网络采编系统研究及其应用[J].图书与情报，2010，(6)：94-96.