“我来管管看”系列：采购数量与实际到货数量的差异问题

博主推荐延展咨询资深顾问沈靓文章某大型压力容器制造企业的采购环节存在着这种现象：采购合同所约定的采购数量与实际到货数量常常不一致，并且这种情况还往往发生在主体材料采购上，不仅如此，这种差异多数情况下都能被采购部门认可。

细说此类现象，主要有以下三种状况：

第一种，采购合同明确约定了采购单价，但对于采购数量并未明确，只是填写了预计需要的数量。这样一来，供应商根据自身情况进行供货，实际到货数量与合同签订数量很可能不一致，而相关采购发票只能依据实际到货数量开具，这就导致采购合同的约束效力极为有限。

发生这种情况，一方面是由于供应商强势，采购部门只能约定大致数量，无法控制实际到货数量；另一方面则是由于没有及时把开始的开口合同变为最后的闭口合同，造成了采购数量与到货数量的巨大差异。

第二种，签订采购合同的时候使用的是“理论重量”，即长、宽、高与材料密度的乘积计算而得，实际进行结算的时候使用的是“过磅重量”，即实物的实际重量。因为原材料的生产、加工、测量等过程肯定存在波动和误差，使得原材料的实际重量与理论重量难免存在差异，而入库数量只会依照实际重量进行记录，因此又会产生采购数量与入库数量不一致的问题。

第三种，因人为人工操作失误造成的采购数量与实际到货数量不一致。分为两种情况：一种是采购人员将“采购数量”填写错误；另一种是库管人员将“入库数量”填写错误。第一种情况往往是因为送货数量远大于采购数量，而采购人员又没有及时增补采购订单造成的；第二种情况是库管员填写入库数量的时候操作失误，这家企业库管员每天处理的入库单据数量甚至会达到上百张，这种操作失误在所难免。

根据我们的咨询和实施经验，解决以上三种问题一般采用如下方法：

第一种，规范合同归档。把开口合同最终变为闭口合同存档，按照实际到货数量重新签订相应的采购合同。

第二种，对物料进行容差设定。对一个周期内物料的偏差情况进行统计，并对常用的物料进行容差设定，当大于这一容差值的物料需要入库时，必须经过相应的审批确认程序，即通过加强监管的方法逐步减少采购数量与入库数量的差异。

第三种，增加物料审核环节。由财务部门或库房将实际到货数量与记录的入库数量进行核对，及时发现操作失误；库房则要督促采购人员及时增补订单，对没有增补订单的相关物料不予入库。