IT项目管理中沟通的注意点
2012-10-22 14:35
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尽管IT信息化项目不可避免地存在沟通障碍,但只要我们学习掌握一定的沟通方法和技能,许多沟通障碍是可以防止和排除的,下面是提供的一些建议,与大家分享之,将有助于我们IT信息化项目沟通的改善.
1.提高有效沟通的途径
对于有效地沟通途径,国外有许多专家曾经提出许多不同的准则,其中比较完善的是美国管理协会提出的一套建议,其要点如下:
(1)沟通前先澄清概念.经理人员事先要系统地思考、分析和明确沟通的信息,并将接受者及可能受到该项沟通之影响者予以考虑。
(2)只沟通必要的信息.现代社会变化迅速,经理人员应从大量信息中进行选择,只把那些与下级人员的工作有密切关系的信息提供给他们,避免他们对信息的负担太重。
(3)明确沟通的目的.项目经理必须弄清楚,做这个沟通的真正目的是什么?要下级人员理解什么,确定了沟通的目标,则沟通内容就容易规划了.
(4)考虑沟通时的一切环境.包括沟通的背景、社会环境、人的环境及过去的沟通情况等,以便沟通的信息得以配合环境情况。
(5)计划沟通内容时应尽可能取得他人的意见.与他人商议,既可以获得更深入的看法,也易于获得积极的支持。
(6)要使用准确的表达.要把项目经理的想法和非语言精确地表达出来,而且要使接受者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。
(7)要进行信息的追踪与反馈.信息沟通后必须同时设法取得反馈,以弄清下属是否真正了解,是否愿意遵循,是否采取了相应的行动等。
(8)要言行一致地沟通.项目经理必须以自己的行动支持自己的想法和说法,而且更有效的沟通是行重于言。
(9)沟通时不仅要着眼于现在,还应该着眼于未来.大多数的沟通,均要切合当前情况的需要,但是,沟通也不应忽视长远目标的配合。
(10)应该成为一个"好听众".项目经理在听取他人的陈述时应专心注意,成为一个好的听众,才能明确对方说些什么。
2.召开有效的会议
(1)确定会议的必要性.
(2)明确会议的主题目的和期望的结果.
(3)确定参加会议的人员和时间。
(4)在会议之前向与会者提供议程和必须先阅读的文件资料.
(5)准备好会议期间要分发的印刷品、多媒体辅助设施和会务后勤安排。
(6)使会议组织规范化。
3.使用模版和字典
项目报告的大纲
一。封面
二.目录和综述
三.项目要求
四.项目描述和协议书
五.项目总体结果和成败与失败的原因
六.项目管理的手段和技术以及对它们的评价
七.项目小组的建议以及未来将要考虑的事项
八.最终项目甘特图
九.所有可交付成果的附件
1.提高有效沟通的途径
对于有效地沟通途径,国外有许多专家曾经提出许多不同的准则,其中比较完善的是美国管理协会提出的一套建议,其要点如下:
(1)沟通前先澄清概念.经理人员事先要系统地思考、分析和明确沟通的信息,并将接受者及可能受到该项沟通之影响者予以考虑。
(2)只沟通必要的信息.现代社会变化迅速,经理人员应从大量信息中进行选择,只把那些与下级人员的工作有密切关系的信息提供给他们,避免他们对信息的负担太重。
(3)明确沟通的目的.项目经理必须弄清楚,做这个沟通的真正目的是什么?要下级人员理解什么,确定了沟通的目标,则沟通内容就容易规划了.
(4)考虑沟通时的一切环境.包括沟通的背景、社会环境、人的环境及过去的沟通情况等,以便沟通的信息得以配合环境情况。
(5)计划沟通内容时应尽可能取得他人的意见.与他人商议,既可以获得更深入的看法,也易于获得积极的支持。
(6)要使用准确的表达.要把项目经理的想法和非语言精确地表达出来,而且要使接受者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。
(7)要进行信息的追踪与反馈.信息沟通后必须同时设法取得反馈,以弄清下属是否真正了解,是否愿意遵循,是否采取了相应的行动等。
(8)要言行一致地沟通.项目经理必须以自己的行动支持自己的想法和说法,而且更有效的沟通是行重于言。
(9)沟通时不仅要着眼于现在,还应该着眼于未来.大多数的沟通,均要切合当前情况的需要,但是,沟通也不应忽视长远目标的配合。
(10)应该成为一个"好听众".项目经理在听取他人的陈述时应专心注意,成为一个好的听众,才能明确对方说些什么。
2.召开有效的会议
(1)确定会议的必要性.
(2)明确会议的主题目的和期望的结果.
(3)确定参加会议的人员和时间。
(4)在会议之前向与会者提供议程和必须先阅读的文件资料.
(5)准备好会议期间要分发的印刷品、多媒体辅助设施和会务后勤安排。
(6)使会议组织规范化。
3.使用模版和字典
项目报告的大纲
一。封面
二.目录和综述
三.项目要求
四.项目描述和协议书
五.项目总体结果和成败与失败的原因
六.项目管理的手段和技术以及对它们的评价
七.项目小组的建议以及未来将要考虑的事项
八.最终项目甘特图
九.所有可交付成果的附件
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