教你使用永中Office版式信息

我是某政府的一位秘书。一些原始资料（例如，公文）的电子文档保存后，要求若干年后查阅时数据与原始数据保持完全一致，打印效果前后也完全一致。目前只有永中Office的版式信息功能能满足这一要求。

如何保护版式信息

步骤1：启动永中Office，新建“文字处理”文档，编辑文档。

步骤2：执行“工具－版式信息－保存”。弹“版式保护”对话框：



“版式保护”提供如下4种版式信息保护方式。可参见上图。

1. 不保护

2. 将更改操作记录为修订

3. 锁定整篇文档

4. 永久保护

“版式保护”相当于文字处理“工具”下的“文档保护”功能。通过“版式保护”，限制对原始数据的修改，若干年后数据不变。

步骤3：选择任一种保护方式，保存文档，便生成“版式信息”即版式文档。

下面具体叙述4种不同情况

3-1：当选择“不保护”，密码框灰掉无需输入密码，“确定”后，保存文档，在同一个文档生成2种文档：一种为“数据文档”，一种为“版式文档”。如图：





在“不保护”方式下，“数据文档”不被保护，可以任意编辑保存，改变数据。

执行“工具－版式信息－查看”，进入“版式文档”。“版式文档”被全部锁定，不能编辑保存等。只能打印，缩放（全屏），并且可以关闭“版式文档”进入“数据文档”。相当于一个图片。

步骤3-2：当选择“将更改操作记录为修订”，密码框可以输入密码，“确定”后，保存文档，在同一个文档生成“数据文档”与“版式文档”。下图为“将更改操作记录为修订”保护下的“数据文档”：



在“将更改操作记录为修订”方式下，“数据文档”被保护，但可以任意编辑保存，改变数据，只是所作的操作记录为修订。“版式文档”同“不保护”方式下的版式文档，见图 3。

步骤3-3：当选择“锁定整篇文档”，密码框可以输入密码，“确定”后，保存文档，在同一个文档生成“数据文档”与“版式文档”。下图为“锁定整篇文档”保护下的“数据文档”：



在“锁定整篇文档”方式下，“数据文档”被全部锁定，不能编辑撤销、改变数据等。“版式文档”同“不保护”方式下的版式文档，见图 3。

步骤3-4：当选择“永久保护”，密码框灰掉无需输入密码，“确定”后弹如下信息框：



点击“是”，即保存文档。文档被保存后直接进入“版式文档”，且无法关闭“版式文档”进入“数据文档”。只生成“版式文档”。“版式文档”其他状态同“不保护”方式下的版式文档。如下图：