零售流通ERP系统――基础信息的确立与实施

基础信息在商业系统中顾名思义是一切系统数据的根源，是系统建立的根本。基础数据建立的成功与否，关系到系统在实际应用中是否流畅，是否准确，是否客观。在我们实施前期要尽可能多的收集相关需求，包括基础数据的格式、数据的名词解释、数据字段类型、各种字段的长度等信息。（例如商品编码、合同编码、供应商编码等）。在系统中所有的基础类型数据都会以编码形式出现，作为前期的实施人员要与系统供应商充分沟通，充分了解系统现有字段的格式、位数等，在确定各种编码位数时要考虑是否需要赋予各种编码具体的业务含义（例如门店编码为6位，1-3位表示门店所在的地区，4-6位代表门店在该地区所属的顺序编号）。如果需要，实施人员应在需求调研时期提出，以免对系统的后期实施工作造成困难。需要指出的是，系统基础数据的调研可以充分的与系统供应商沟通，深入了解系统基础数据结构，明确各编码的生成方式，当然在这一阶段实施人员还要对业务流程、人员权限分配等基础信息进行确定。这个问题我将在后面详细介绍。

以上我主要对系统基础数据中各种编码的定义与实施的注意事项进行了简单的介绍，下面我将对业务流程的调研方式与确立要求、人员权限的分配与调整进行介绍。

业务流程是企业的关键，商业系统的主要作用之一就是将企业的业务流程通过各种单据、表格、图表等方式，清晰的、客观的反映出来。系统中的业务流程需要实施人员通过反复的、大量的、细致的工作与努力，以企业实际业务流程为标准，参考系统流程，结合调研意见与建议，最终确定系统流程。在这里需要指出的是，系统流程与业务实际流程往往有很大的出入，多数的问题是实际业务中的各部门参与程度（主要表现在系统中的审核顺序或审核级别）与系统不符需要修改。实施人员需要将公司中的各部门一把手与公司的老总，还有系统供应商聚集在一起，展开讨论并最终形成统一意见，交予系统供应商进行开发、修改等工作。在公司确认系统流程后，实施人员应该注意系统中权限的分配与调整，应在实施中建立完善的系统权限分配表，明确系统中各模块的功能，将基础操作、审验复查、审批实施等权限分开，在系统中建立权限组（视系统支持与否，称呼可能有所不同）将系统权限分配到各权限组，再将各级人员按照实际工作权限分配到系统中的权限组中去。
对于系统实施的前期准备工作还有许多，这个过程是漫长而繁杂的，如何处理企业的需求与系统的结合是前期实施的主要工作内容。实施人员应当从宏观上了解零售行业的业务特点、工作流程、营销模式，同时又要从微观上去学习系统现有的功能和可供发掘的潜力。
任何系统都不是完美的，这需要实施人员付出极大的努力与耐心，当系统上线的那一天，希望实施人员可以自豪的说：“我经历了，我成功了”！

PS：看了51CTO上许多很好的关于信息系统的文章，感触很多，深受启发。我是一个在商业流通行业IT部门工作的一个无名小卒，工作了将近8年，因为换工作的原因，接触到了不少的零售流通行业ERP系统，也在企业中建设完成了不少系统。以上的文章，是我对ERP系统在建立初期，对于基础数据部分实施的一点经验之谈，时间仓促，泛泛而谈，未能全面，还望海涵。其实不同的企业在实施ERP系统项目的同时，还会并行上马其他管理系统，例如：CRM、OA、WMS、TMS、SCM等，万变不离其宗，做好基础数据的建设与管理，可以让系统建设如虎添翼，反之则寸步难行。稍后我还会继续写商业流通行业信息系统中的其他实施阶段的问题和注意事项，希望大家可以和我交流，共同进步。本文出自 “Alex Lee专注零售信息系统” 博客，请务必保留此出处http://yesafa.blog.51cto.com/1980321/690453