浅谈企业实施ERP 应注意规避的风险因素及方法

一、引 言
　　 ERP（企业资源计划）是一种通过信息管理技术将企业的产、供、销、人、财、物等资源进行统一计划、控制和管理，以达到优化资源、降低成本、提高管理效率、提高企业效益的管理信息系统。随着近年来我国市场经济体制的逐渐完善，以及加入WTO后过渡期的结束，我国的各行各业面临着日益激烈的市场竞争，越来越多的企业尝试通过企业管理信息化来提高企业管理的现代化程度，进而提高企业的竞争力，实现企业长远可持续发展的战略目标。ERP系统作为可以对企业生产经营活动中的物流、资金流、信息流等进行一体化管理的信息系统，因而倍受广大企业的关注和青睐。据了解在世界500强企业中，有相当一部分企业已成功地应用了ERP系统来对企业进行管理，我国的一些大、中型企业也已开始引入ERP系统用于企业的管理，如海尔集团、联想集团成功地应用ERP系统进行管理。但从总体来看，无论是国外还是国内的企业实施ERP的成功率都不是很高，如著名的戴尔公司、广州标致汽车公司等企业实施ERP都相继宣告失败，在我国企业中实施ERP的成功率大约仅占10%左右。为什么ERP系统作为一种具有先进管理理念的信息系统，其成功率会如此低呢？笔者经过走访企业进行调查和分析研究，发现造成这一结果的主要原因是不少企业忽视了对实施ERP风险因素的估计和分析，并且没有在实施过程中加以防范和控制，最终使得ERP实施失败。
　　 由于ERP系统不同于其他的信息管理软件系统，在实施过程中将涉及到企业的方方面面，不仅涉及领导的重视程度、企业员工的素质、企业的管理理念和管理方式、ERP系统的适用性、资金等因素，还涉及到企业所处的行业背景及供应链中节点企业的管理与配合等。任何一个因素处理得不好，都可能造成实施ERP失败。为提高实施ERP的成功率，企业必须在实施ERP之前对各种风险因素进行充分的评估，并在实施过程中加以防范。笔者下面就从实施ERP过程中应注意规避的风险因素和解决方法两个方面来阐述自己的观点，以期和广大同行进行交流和探讨。
　　 二、当前实施ERP应注意规避的风险因素
　　 1、对ERP认识不到位的风险
　　 企业实施ERP首先要解决的是各级领导和员工的认识问题，若认识不到位将对实施ERP产生很大的风险。应用ERP系统进行管理对企业来说是一个新的事物，需要有新的管理理念、方法和锐意改革的精神。有的企业以为ERP系统是一个普通的计算机应用软件，因此将实施ERP的工作完全交给企业信息技术部门的人员来完成，或完全交给ERP供应商和实施商来完成，企业本身对系统并不了解或者仅有一些简单的了解，结果导致系统上线后才发现ERP系统涉及的不仅仅是一个软件问题，还涉及到企业管理问题，需要对企业的管理进行根本性变革。由于认识上的不到位，造成各级管理人员的不配合，最终造成实施ERP失败。还有的企业以为ERP系统是万能的，能解决企业的所有问题，将企业效益的提高完全寄托在ERP系统上，当实施ERP后发现该系统只能通过处理企业生产经营过程中产生的各种数据信息，来提高企业管理水平，并不能直接给企业带来直观的经济效益，于是又全盘否定了系统的作用，导致实施ERP失败。
　　 2、管理组织机构设置不完善，人员配置不合理产生的风险
　　 实施ERP不同于其他一般应用系统开发与应用，它涉及企业内部管理的各个方面，不仅要考虑实施过程中遇到的各种问题，而且还要考虑实施后系统的应用、维护和优化，一方面如果对实施ERP没有权威的管理机构来推动，将会使项目实施过程中遇到的各种问题难以得到解决，如涉及企业产、供、销、人、财、物等各个方面的问题，这不是一般项目开发和管理人员能够进行处理的，必须通过企业各部门的领导，甚至是主要领导进行认真研究和协调以后，才能解决的。没有专门的、得力的项目领导和实施机构，将可能造成实施ERP出现半途而废，给ERP的实施带来很大风险。另一方面，实施ERP后，企业没有一支稳定的有专业水平的队伍来对ERP系统的应用进行指导、维护和不断优化，仅靠ERP实施商，也会产生一定的风险。
　　 3、ERP系统选型不当的风险
　　 目前市场上ERP系统类型较多，有国外供应商提供的产品，如SAP、Oracle，也有国内供应商开发的产品，如用友ERP-U8系统、神州数码易飞ERP系统，价格从几千万到几万元不等，因此企业是否能选择到适合企业管理需要的、价格合适的产品，这一点非常重要。如果选型不当，不仅不能给企业带来管理效率的提高，反而会增加企业的负担，甚至有的将企业拖垮，这方面的例子不胜枚举。如有的企业在ERP系统选型过程中，没有从企业自身的实际情况出发，而是一味地听从系统供应商和实施商的介绍，使企业认为ERP系统功能越大越齐全、价格越高越好，因此造成有的企业在ERP系统上线后出现功能上的浪费；还有的企业认为国外的系统已经用了多年，功能上比较稳定，所以国外的产品比较好，最后花高价格选购的ERP系统与本企业管理实际不相符或相差太大，最终造成无法使用的结果。
　　 4、业务流程再造和组织变革的风险
　　 企业要想成功实施ERP，在ERP系统上线前需要对企业的业务流程按照ERP系统的要求结合企业实际进行重新设计，对组织结构进行调整。ERP系统实施商一般对企业管理这一部分内容不太熟悉，往往避重就轻地绕过，因此这一项工作目前主要是由企业聘请的第三方咨询服务公司来完成，但由于一方面我国开展管理咨询服务这项工作起步较晚，有的专业咨询服务公司顾问企业实践经验少、企业管理水平不高，而且经常出现人员跳槽变动的情况，因此咨询服务公司中缺乏稳定的企业管理水平较高的咨询专家；另一方面企业聘请的咨询服务公司顾问对企业的实际情况并不十分了解，由他们来对企业业务流程再造和组织结构调整，本身就存在风险；再加上企业业务流程再造和组织结构调整，将会涉及到利益的重新分配，将导致部分企业内部人员会因为利益问题对实施ERP产生抵触情绪，给ERP的正常实施带来新的不确定因素。
　　 5、数据不规范不准确的风险
　　 目前，实施ERP所涉及的数据主要分为两个部分，一部分是静态数据，主要是基础数据，如代码、手工处理时的库存数据等等，另一部分是动态数据，主要是业务发生后产生的数据，如订单上的数据、入库单和出库单上的数据等等，企业在实施ERP之前必须要做好各项数据的准备工作，若各部门收集的数据不准确，编码不规范，格式不统一，就会造成各部门上报的数据不一致，将会使系统运行后产生大量的垃圾数据，使ERP系统的输出结果失去了它的准确性，无法为各级人员提供决策依据，最终导致ERP实施失败。
　　 三、规避风险的办法
　　 1、强化ERP知识宣传，统一思想认识
　　 要想成功实施ERP，首先必须提高企业各方面人员对ERP系统的了解和认识，而要实现这一目的，必须在实施ERP前就对有关领导小组人员、信息技术部门人员和业务管理部门的业务骨干，进行相关ERP知识的学习和培训，使他们对ERP系统有所认识，这样才能使他们积极地投入到实施ERP的工作中。由于ERP系统与其他计算机软件不同，学习ERP系统不仅仅是学习一个软件的使用，更重要的是学习其中蕴含的先进管理思想和管理方法，只有提前进行学习和培训，企业管理者才能与实施顾问一起研究和解决在实施ERP过程中遇到的各种问题，最终降低ERP的实施风险。
　　 2、建立得力的项目实施组织
　　 得力的项目组织是ERP成功实施的关键，企业成立得力的ERP项目组织，可以有效地协调企业的各个方面，使各方面能够积极配合项目组实施ERP，有效地解决遇到的各种问题，进而降低企业实施ERP遇到的风险。一般来说，当企业计划实施ERP时，应在项目立项阶段，成立由企业一把手担任组长、各部门负责人为成员的项目临时领导小组，对本企业是否实施ERP系统进行调研、分析、评估和决断，一旦决定实施ERP，立即成立正式的项目领导小组和由各业务部门负责人为组长、各业务部门的业务骨干、信息技术部门的技术人员和ERP项目实施顾问等组成的项目管理小组，负责项目实施与运行,并且在实施ERP的过程中，一定要注意企业方的项目组成员必须积极参与项目的讨论和实施，弄清楚ERP系统管理的来龙去脉，逐渐培养一支企业自己的ERP系统应用、维护的队伍，降低ERP实施过程中的风险。
　　 3、做好ERP系统选型工作
　　 由于目前市场上的ERP系统供应商很多，其ERP系统产品的类型、特点也各不相同，企业要想成功地实施ERP，必须选择适合自身实际的ERP系统产品和经验丰富的ERP实施商。具体来说可以从以下两个途径来进行调研分析和选型，一是可以到本行业同类型已成功实施ERP的企业去调研，了解ERP系统产品的类型及使用状况，并在此基础上对相关ERP供应商和实施商进行考察；二是邀请相关ERP供应商或实施商到企业来对其产品进行推介和培训，让其拿出相应的ERP实施方案，使企业方的项目组成员充分了解各种类型的ERP系统特点及实施商情况，为日后选择适合的ERP系统和实施商提供参考。
　　 4、努力构建适合本企业实际的组织结构和业务流程
　　 合理的企业组织和业务流程是成功实施ERP不可或缺的关键环节之一， ERP系统是按照供应链管理思想设计系统，是要实现对企业整个供应链的管理，是面向市场，以服务客户为核心，以生产计划为主线，以企业利润为中心，将企业产、供、销纳入供应链的新型管理模式。因此需要按照供应链的管理思想和管理方式，对企业现有的管理机制和管理流程进行改造，重新构造其组织结构，同时对业务流程进行重新设计和组合，使企业的管理模式按照ERP系统的流程去运作，以满足ERP系统的需要。为了降低ERP实施风险，企业一方面要聘请企业管理经验丰富、管理水平高、人员稳定，并且曾多次帮助过企业进行管理机制和管理流程改造的第三方咨询服务公司，来对企业的组织结构和业务流程进行重新设计和改造。另一方面要加强ERP宣传工作，提高员工对企业组织结构和业务流程再造工作重要性的认知和认可；同时还要加强对内部员工的动员教育，要求他们积极配合项目组和咨询服务公司顾问开展工作，并积极投入到学习新知识新技能的活动中，使企业员工的管理水平上一个新台阶，共同为企业的发展做贡献。
　　 5、认真做好各项数据的准备工作
前面已经提到，数据的准确性、规范性和统一性是ERP成功实施的重要因素之一，企业在实施ERP前，必须认真做好各项基础业务数据的收集工作，并按照统一格式进行编码和整理，这样可以保证今后录入数据的正确性，使各项数据在ERP系统中实现共享和处理，为企业各级决策者提供有用的信息，使ERP系统在企业管理中发挥其应有的作用