工作流管理系统模型的设计分析

引言
在现代企业的经营管理中, 业务过程逐渐变得越来越复杂,
这种复杂性体现两个方面, 其一, 它往往涉及大量分布在不同地
域的资源( 包括人员, 信息, 计算机和各种应用软件) , 需要对这些
资源进行统一协调利用; 其二, 业务过程常常需要修改调整。工作
流技术为解决这种问题提供了一种有效的手段。
医药科技的迅猛发展, 药品零售企业的发展也十分迅速。由
于这些趋势的驱动, 我们认为医药行业的管理有必要进行信息管
理系统的设置。其工作流管理系统是为进, 存, 销药品为主的公司
服务的。
此系统主要是通过日常的数据处理, 及时地存储到服务器的
数据库中, 在各个部门都能及时的调用一些资源, 助于提高员工
素质, 培养新人, 公司规模扩大, 连锁经营, 减少经营管理过程中
的资金消耗等都有帮助, 并能够为公司的管理经营决策提供支持
和帮助。
本设计的系统主要用于医药GSP 使用, 使用了工作流管理系
统的模型, 基本模型如下图所示:
2 系统需求分析
(1)商品资料初装环节:
在商品初装时, 需要建立此商品的质量档案。可以理解为, 此
商品本身应当具备的质量要求。在软件中, 可以表现为卡片方式
较好。
在商品经营之前, 应当得到审批, 所以在初装中, 应当建立商
品经营审批表。
(2)商品的进货环节:
在商品采购时, 主要在开票与入库之间增加了质量检验环节
( 质量检验单) 。检验合格的商品可以入库, 如果检验不合格, 则不
允许入库。
经过检验后, 应当自动产生验收记录。在经过检验后, 可以开
商品入库单据, 商品库单是调用检验合格的产品记录。
在经过检验后, 不合格的商品将生成商品拒收报告表。
(3)商品库存环节: 商品的库存环节主要解决商品在库房的
养护问题。
需要记录库房环境的情况。填写库房温度记录表、湿度记录
表、商品检验记录、商品检验档案表( 可以理解为检验记录的汇
总) 、检验工具使用记录。
需要对库房商品进行不定期的检验、维护。主要填写抽检
( 送) 单、商品养护报告等。
需要对检验的工具、使用情况进行记录。填写库房检验工具 记录、使用记录等。
需要对检验后不合格商品进行处理, 填写商品短、残、霉变报
告书; 填写商品停售通知书( 同时需要冻结此商品的出库和销
售) ; 填写退货通知书、到退货。
各个实体( 生产商、供应商等) 内部亦是由工作流系统管理,
即实体内部的下级单位之间是通过工作流系统组织与管理的。实
体内部的各应用程序是通过工作流来进行通信, 并由工作流来统
一、协调管理。一个实体通过其内部的消息处理器来与外部的实
体进行交互。由于生产商、销售商与零售商是基于案例的工作流
管理方式, 因此同一个案例有可能在不同的实体间迁移( 例如: 顾
客到零售商处去采购货物, 零售商受理后, 因为库存不能满足需
要, 则它将该案例迁移到分销商, 请求分销商协助处理, 分销商又
可能请求生产商来最终完成该客户的定单) , 因此这几个实体内
部还有一个负责案例( 即商业处理或工作流过程) 迁入/迁出的接
口。整个跨组织间的工作流管理系统是建立在Internet 基础上的。
最终客户亦是通过Internet 来完成采购活动的。
3 总体设计
由于系统比较繁琐, 功能模块较多, 所以采取分工合作方式,
共有3 个主要功能模块, 这在需求规定中已有说明, 主要是每个
模块独立生成一个可执行的文件, 然后在主菜单中调用这些可执
行文件来实现所需功能。
商品初装: 资料录入
资料修改: 基本修改、经营审批、质量档案
录入查询: 基本资料、审批表, 质量档案
商品采购: 采购查询、质量检查
商品库房: 日常养护、抽检, 复审, 停货
GSP 药品库存管理系统是采用树型结构、菜单形式。该系统
功能丰富、灵活、使用方便, 是以全汉化的菜单人机对话方式操作.
直观简单。该系统包括事务处理、文件管理、分类统计、打印、检索
等功能, 具体描述如下:
(1)日常事务处理日常事务处理包括入库处理、出库处理、退
货处理、调整处理( 包括报废、丢失、涨库的处理) 和日结帐处理。
(2)库存帐页管理包括创建库存帐页、读、删、修改和增加新帐
页处理。
(3)事务处理追踪检索, 用户使用此功能对以前的每一药品记
录进行迫踪检索。
(4) 药品库存管理系统可随时给出若干天之内将要到期的药
品清单, 该功能可以确保库房首先发放即将到期的库存药品, 减
少浪费。
(5)药品质量管理系统可给这些药品做质量检验记录, 随时检
测货品的质量。
(6)分类统计系统提供按药品大分类、细分类、剂型分类的各
种统计。
(7)报表打印报表打印包括打印入、出库单, 日结、月结、逐月
累计, 年底报表、库存药品摘要报表, 库存药品细目报表, 各种分
类报表, 库存药品介格清单等等多种各式报表。
4 数据结构设计
本系统设计数据结构采取了下面设计原理:
(1)产品代码法。赋予每个药品以独立的药品代码, 并以代码
划分对应的药品数据。使用这一方案可以使系统中的查询等操作
比较方便, 但是药品代码和相应的物料文档的庞大规模给配置数
据的维护造成困难, 更可能使生产计划的排定因为过于复杂而出
错, 同时药品的配置也显得不够灵活。
(2)属性描述法。即通过属性来标识和描述药品。相对于药品
代码方式, 该种方式方便了药品的配置, 但由于某些属性的描述
是定性的, 这给药品数据的配置、维护和查询带来了不便。
5 工作流运行控制
在完成了过程模型的定义后, 所生成的工作流模型将由工作
流执行服务软件进行实例创建并控制其执行过程。工作流执行服
务对使用工作流模型描述的过程进行初始化、调度和监控过程中
每个活动的执行, 在需要人工介入的场合完成计算机应用软件与
操作人员的交互。这样, 工作流执行服务实现了在模型中定义的
经营过程与现实世界中实际过程之间的连接。这个连接通过工作
流执行服务与应用软件、操作人员的交互来完成。实现这个连接
的核心功能是工作流管理软件。
6 总结
工作流是网络时代业务流程管理的核心工具。本论文主要是
利用Java 实现管理系统中的工作流, 设计出一个实际可行的系统
原型, 较顺利地开发出相应的功能模块。采用主要以物品的流动
为基础, 及时地存储到服务器的数据库中, 在物流, 仓储, 检测各
个部门都能及时的对药品进行监测, 甚至可以调用一些资源, 提
高工作效率, 减少经营生产过程中的资金消耗, 并能够为公司的
管理经营决策提供支持和帮助。