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项目管理软件如何选?

哈皮day 2020-06-30 17:34 56 查看 https://blog.51cto.com/1423848

随着项目管理理念的普及和逐步成熟,越来越多的企业开始意识到项目管理软件对项目实施的重要作用,并期待通过部署专业的项目管理软件来提高企业的项目管理能力。

一、项目管理软件,为企业降本增效

一个完整的项目管理活动如果纯靠手工管理,管理人员需要花费大量的精力来计算、观察、监测和分析,费时费力还出错率高,是麻烦且高风险的行为。而如果借助于项目管理软件,让项目的数据和进度在软件上通过算法运行,管理人员的工作会轻松很多。合适的项目管理软件对企业生产和管理活动意义重大,能够通过提高运营效率、提高项目成功率、提高整体管理水平等为企业降本增效。

①提高运营效率

企业引进使用管理工具是管理方式的较大转变,对管理形式和工作习惯的转换。从手工管理到系统自动运行,管理人员只需要把相关内容录入到系统上,项目就会自动运行并分析、计算出相应的结论和数据,得到相应的表单和报表。管理人员不再需要自己逐个更新数据和计算,工作效率会得到显著提升。

②提高项目成功率

项目数据在项目管理工具上运行,除了提高管理人员的效率之外,还可以减少手工管理带来的错误率——数据的自动运行,让项目管理人员不再承担项目数据错误导致的偏差风险,可以有更多时间从整体上把握和管理项目,分析项目的各项结果,并根据项目情况预测风险、解决问题,提高项目的成功率。

③提高企业整体管理水平

专业的项目管理工具都有科学的方法论做支撑,能够很好的贯彻执行项目管理的理论和思想,让项目按照系统的逻辑运行,这样就有利于管理人员理解和实践优秀的项目管理方法论,提高自身的管理水平。

二、根据项目类型选择合适的项目管理软件

项目管理软件能够给企业降本增效,然而企业如何选择适宜的项目管理软件则非常考验选型人员,因为企业隶属不同行业、处在不同阶段,对项目管理的要求都不一样,选择项目管理软件时的侧重点也就不一样。因此,企业在选择项目管理软件之前,除了需要厘清自身业务需求之外,还需要对软件类型和适用范围有一定了解,不同领域、不同的性能以及不同的部署方式,都有不同的选择。

①按领域:工程类和非工程类

不同领域的项目有不同的特点,在项目管理中的侧重点也会有所不同。从大体上来说,项目管理可以分为工程类和非工程类两大类,工程类项目包括建筑工程、水利电力工程、装饰工程、工程施工等方面,涉及到设备、设计、物料的管理,专业程度高,管理范围和管理过程与非工程类项目管理迥异,因此工程类的项目管理软件自成一派。

非工程类项目管理软件应用的行业会更广泛一点,涉及到项目的计划、进度、资源、财务、文档等方面的管理,关注的重点一般在时间、效率和交付物质量等。非工程类的项目管理应用最为广泛的是三个领域:IT、产品研发、专业服务。IT项目主要指信息系统,为用户提供信息共享功能,同时,将硬件、软件、业务、信息、服务、人员有机结合起来,形成一体化网络管理平台,以整合信息资源,提高管理效率与经营效率。比如金融业的项目大多数是IT项目,通常来讲,会关注项目的全生命周期和项目流程的控制;产品研发包括制造业新产品研发和软件开发,制造业关注研发过程的跟踪和管理,软件开发行业则贯穿应用开发的全生命周期;专业服务项目包括咨询、营销、设计等领域,注重时间、人力和客户满意度。

③按功能:团队协作类和企业级项目管理

针对不同的企业规模、管理成熟度,项目管理软件有不同的分类。

当企业规模较小、管理的成熟度不高时,企业可能不需要涉及到项目管理的全流程,而是更关注项目的进度、团队协作能力以及任务协同等部分流程,这个时候企业往往会选择轻量型的协作类管理软件,这类软件也有项目的概念,但是只关注项目的进度或任务层面,注重团队协作和任务管理,不需要经过专业系统训练的项目管理人才也能容易上手操作,使用门槛低。

与协作类项目管理软件相对的是企业级的项目管理软件,覆盖项目从立项到结项的全生命周期,并涉及到企业战略的落地。对于企业级项目管理来说,实现投资收益最大化是非常重要的,因此企业的成本、收益、资源分配是关注重点;而企业战略决定了企业的盈利模式和发展方向,企业级项目必须从战略出发。企业级项目管理软件涉及到项目的成本、团队、资源、组合、战略、收益等内容,适合管理成熟度高的企业使用,这类企业一般有专业的项目管理人员或PMO,企业规模也相对较大。

③按部署方式:本地安装、云服务

软件的部署方式一般都分为本地安装和云服务两种,项目管理软件也不例外。本地安装需要部署服务器,成本较高、实施周期长但安全性较强;云服务部署则是部署在云服务器上,不需要运维步骤和成本,但安全性上不如本地部署。市面上的项目管理软件同时支持本地安装和云服务版本的也有不少,因此企业选择时更多的是考虑自身的项目管理情况。

三、选择项目管理软件的基本原则

随着项目管理市场的趋渐成熟,市面上的项目管理软件也越来越多,对于企业来说,选择越来越多,一方面更有利于选到最匹配的,但另一方面也增加了选择风险,因此企业需要掌握一些辨别和选择技巧,让最合适的项目管理软件来助力企业项目管理升级。

企业选择项目管理前需要做的功课分为两个方面,一个是自身角度,一个是软件角度。

①自身角度

自身角度是指企业要充分了解自身的项目情况,包括项目的规模、管理的成熟度、购买项目管理软件的预算等,初步判断自己需要哪些功能、部署方式等,方便有针对性的寻找合适的项目管理软件。

②软件角度

对自身状况有了了解之外,需要从软件角度考量项目与软件的匹配性。对符合条件的项目管理软件做调查,除了功能方面,还需要重点关注其支撑软件运行的方法论和理念,从科学性和专业度进行考量;另外还可以关注一下备选项目管理软件在本行业的成功案例,有必要的话可以去现场考察,以评估该软件的实施水平。

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