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SAP中文档管理用户需求与简要分析笔记

2020-06-11 04:30 148 查看

在企业的实际应用中,用户可能需要将做一些简单的文档管理。笔者也确实得到用户类似需求。做了一些功能分析,系统测试后,发现有两个方法可以实现用户需求。记录如下:

用户需求:合同、保密协议的文件PDF签字版可否上传SAP并保存?

方案一:采用当前采购订单附件清单相同的存诸方式在采购合同中,针对供应商的协议,也可以用同样的方式保存在供应商主数据中 。该功能与SAP集成度较高,可以在系统中根据供应商,合同,采购订单等建立紧密的联系。

截图如下:

方案二:利用SAP文档管理功能事务,实际应用可分为四点说明:

1、 根据需求建立文档(采用一定规范进行文档的分类及命名,版本管理等)建立文档后可链接附件,附件格式如PDF,DOC,TIF,XLS等。该附件可做为纸置签字文档的扫描件上传保存。

2、文档还需要与系统内部文档做相应关联。比如SAP中的采购申请,采购订单,物料,供应商。系统提供了灵活的关联功能。

3、前两步完成后,通过查询事务CV04N,可以方便的通过采购申请,采购订单,物料,供应商等关联信息查询到需要的文档。

4、如附件文档以链接形式存在公共盘,公共盘本身具有权限控制,无需在SAP中再做权限管控。如附件文档存诸在SAP服务器,就需要在SAP中按用户及文档类型进行权限上的控制。

由于,处于需求分析阶段,本文并没有非常细节的处理过程。笔者企业技术部门在SAP中有文档管理的应用。基本上照搬功能及流程,扩展到其它有需要的部门即可。

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