邮件外发管理系统对企业数据防护有作用吗？

邮件监控系统是上网行为管理系统的一个组成部分，企业公司根据自身业务的需要，选择合适的上网行为管理系统，需求比较大的是邮件监控系统。

最近几年，随着企业信息化的深入发展，企业单位都通过网络互联网来进行各种业务活动，对于网络的需求性越来越大，网络的安全、稳定与畅通也越来越重要。为了更好的维护网络安全、稳定，就必须有一套有效的网络管理规章制度，配合专门的网络监控系统来加强对员工上网行为的管理，为各项业务的正常运转提供保障。

网络监控系统的功能很多，包括网络流量监控软件、邮件监控软件、QQ聊天内容记录等多个方面。以上分析基于对企业安全性考虑，最主要的方面还是网络邮件监控系统。企业员工收发电子邮件很频繁，有意或者无意的会将企业重要的商业信息泄露出去，而且企业邮箱垃圾邮件众多，不知道的图片、图标、链接、文字无意点击后，受到黑客攻击，造成企业网络瘫痪的问题，也是时常发生。

邮件外发管控系统等于企业管理人员的另一只眼睛，也是企业机密文件、业务资料、财务信息等外流的防火墙。

相比于传统信件，网络电子邮件不仅速度快、稳定、还更具有效率，在许多企业，电子邮件已逐渐具有正式公文的性质，企业档案资料的管理不仅仅局限于各类纸张文档，还包括各类往来的电子邮件。各企业对网络电子邮件进行监控和备份，可以对企业各种文档进行有效的管理。

有统计显示，大部分企业使用电子邮件发送产品订单信息、公司交易的细节、合同文档等等，这些邮件传输都是公司的机密数据，一旦泄露给企业带来的损失是巨大的，还有可能给企业带来法律上的纠纷。

方便快捷的网络电子邮件，也可能被员工当做有意或无意泄露机密的主要管道。据权威调查显示美国大约四分之三的大型企业，使用邮件监控系统，检查员工的电子邮件。

监控邮件的外发也正在改变调查犯罪的手段，许多的案件都监控嫌疑犯的电子邮件，发现他们使用的讯息类型以及在网络上找到的讯息。许多证券公司都根据规定，将企业往来的电子邮寄监控并存储一段时间。

基于以上原因，监控邮件对企业网络安全来说已经相当有必要。邮件监控系统可以自动监控和备份公司所有的外发电子邮件，以便企业检查、管理。无论是通过任何形式外发的邮件，均可以通过邮件外发管控系统对电子邮件的内容和附件进行监控和备份。

邮件外发管控系统有什么作用：

1. 防止公司商业信息和技术资料通过电子邮件外发或各种上传工具外泄。
2. 防止公司员工对未经管理者授权同意私自向企业客户做出承诺。
3. 防止黑客通过电子邮件骚扰和攻击企业网络
4. 保留证据和记录，利用公司相关的法律纠纷。

邮件外发管控系统可以从根本上监控员工的收发邮件时间、地址、内容中的敏感字符，从而对邮件进行有效的管理，预防员工通过邮件的泄密行为，基本上杜绝黑客攻击的来源。因此选择邮件外发管控系统，在企业的长久发展上有很大的作用。