怎样提取Excel工作表中排名前几名的名称和数据

iamlaosong文

工作中需要每日通报一些指标，不可能将所有单位或部门都通报出去，只能表扬前几名，警示后几名。因此，需要从一个详细的数据表中将前几名或后几名提出来（升序或降序），最后生成一个通报文本。

1、提取的方法是用SQL语句，首先建立一个对这张表的查询，方法是数据选项卡—现有连接—浏览更多 或者 按快捷键Alt+D+D+D，然后选择要查询的Excel文件和文件中的的工作表，然后点击“属性”，点击选项卡”定义“，修改命令文本中的SQL语句达到提取所需数据的目的（方法详见：SQL在Excel中的应用方法）。如下图所示：



2、如果对同样的工作表还有其他查询，可以将这个查询结果复制到其他单元格，然后修改SQL语句语句既可，如下面这些SQL语句，都可以通过复制第一个查询进行修改：

select top 5 生产机构,调度总量_收寄环节 from [通报$] order by 调度总量_收寄环节 desc

select top 5 生产机构,调度总量_投递环节 from [通报$] order by 调度总量_投递环节 desc

下面这个是几个数据求和后排名：

select top 5 生产机构,调度五次_收寄环节+调度五次_处理环节+调度五次_干线环节+调度五次_投递环节 as 调度五次 from [通报$] order by 调度五次_收寄环节+调度五次_处理环节+调度五次_干线环节+调度五次_投递环节 desc

3、修改SQL语句的方法是右击查询表格，点击弹出菜单中的”表格“----”编辑查询“，如下图所示：



4、修改好所有的查询后，就可以得到所需的排名数据了，如下图所示：



5、至于文本生成就简单了，将数据连接过来，前后单元格加上固定格式的文本，最后将文本串联一起就行了。如下图所示：



6、后面每天的工作就是将数据复制到工作表”通报“中，刷新上面的查询就可以了。可以点击数据选项卡中的”全部刷新“，也可以右击查询单元格，点击弹出菜单中的”刷新“菜单，不过，这只能刷新一个查询。