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项目管理-解决问题是从简单到复杂再回归简单的过程

2010-01-07 15:27 155 查看
无论从事任何工作,都需要具备一定的 解决问题能力,问题可大可小,小到打一个电话,大到一个实施一个项目,不同的人得到的结果不同。五年前看过一篇麦肯锡的“七步成诗”法,即界定问题、分解 问题、优先排序、分析议题、关键分析、归纳建议、交流沟通,看似简单,实践了五年之后,感觉下来解决问题必需经历简单、复杂、简单的过程。

在实践中我们常会见到以下几种人:
a. 无论你交给他什么事,就不用担心了,到时间他会向你汇报,事情按时完成,很多时候比你当初想想的还要周全;
b. 你交待给他事情,你自己都要记下来,还要定期提醒他,以免他遗漏什么,费了半天劲才把问题解决,可是后期还会不断的出些事,都与之前的问题相关;
c. 你只要把事情交待给他,就等于陷进了泥潭,问题会变得非常复杂,问题分析起来象一张蜘蛛网。

以上几种人是我常见的,第一种人当然是最理想的,纠其原因是他掌握了“七步成诗”法的精髓,考虑问题比较周全,同时又能够抓住问题的关键点。第二种人考虑问题过于简单了,往往只看到表面现象。第三种人正好相反,冲进了问题里,就再也出不来了。

1. 从简单到复杂
这一过程也就是界定问题、分解问题。很多时候你收到的一个任务并不是明确,你必须了解全貌,这会让之后少走弯路。这一点实践起来也并不容易,需要定义一些基本的模式,不断的坚持,哪一天养成习惯就成了自已的能力;
[align=left]在开始阶段最好有一个list, 比如你接到的是一个任务,你必须弄清楚1)完成时间、2)任务要求,当你在讨论一个问题时,你需要了解:1)背景、2)成功的标准、3)决策者、4)其他利益相关方、5)解决方案的限制、6)解决方案的范围;[/align]
[align=left] [/align]
[align=left]弄清你要干什么了,对于简单问题就比较好办了,对于复杂 问题或庞大的项目,你就要去搜一下了,看看专家的文档,以便短期让自已成为专家,把问题分解,比如我目前做的一个绩效项目,归纳了一下相关的资料,可以将 绩效分解为明确职责、设定指标、定义目标、实施考核,当然每个环节又可以分为几部分。就这样分解下去,这样你考虑的问题就非常全面了,这也保证了后期你提 交的方法是最专业的、最周全的,也就是我们说的完美吧。[/align]

2. 从复杂再回归简单
从简单到复杂,可以让你短期成为一个“专家”,给人的感觉还是不错的,短期获得了不少知识。而从复杂回归到简单,却是痛苦的,因为你要把前期花大量精力整理、分析出来的好象很专业、很重要又是当前如此急需的内容剔除掉、藏起来。回归简单需要几刀来砍掉多余的内容

第一刀优先排序
难度指数:★★★ 痛苦指数:★★
就是将分解出的问题,按照一定规则进行排序,砍掉一些排在后面的问题,这点容易理解,也比较好操作。通过排序你基本可以锁定一些比较重要的问题了。

第二刀归纳建议
难度指数:★★★★★ 痛苦指数:★★★
当你把第一刀留下的问题,分析后会得出解决方案,但对于解决方案要尽量简化,如果是一个行动的清单是最理想的了。这需要把你的大量工作过程藏起来,如果有疑问再拿出来。

第二刀交流沟通后的方案修订
难度指数:★★★ 痛苦指数:★★★★★
经过以上两刀的处理,你一定认为解决 方案已经完美了,客户朋友,你就照着做吧,每一条都是经过我们深思熟虑的,目前最急需的。如果把解决方案比作解药的话,要时刻提醒自已,是药三分毒,得看 你的客户体质受得了不,如果很健康还好,如果身体很弱,那么下方的时候就要斟酌,循序渐进。
这时需要参照几方面的标准,一是客户的意愿,二看实施的难度,通过与客户的沟通,找到最佳的切入点。

一个方案只有当实施并产生效果,带来的影响最小,同时又兼顾以后的扩展,才算是完美。这就如同一剂药,无论你是从天山上还是珠峰上采来的,吃了不管用,毒副作用过强,都不是良药,只有当该药即能治病,又能养生才算是良方。
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