你真的了解电子数据表吗？--- 谈谈外语专业如何学习信息技术

       随着中国外向型经济的发展和社会的逐步开放，外语专业毕业生的走向也在发生变化。以往外语专业学生主要是面向外贸、旅游、政府部门和少数大企业。现在有越来越多的普通企事业单位需要员工熟练掌握外语。同时，这些单位对信息技术人才也有强烈需求。不难想到，如果一个人既能熟练运用外语，又能掌握信息技术，会成为多么抢手的人才。
       可惜的是，我们的大学教育体制尚无有效机制培养这样的毕业生，只有个别学生凭借个人天赋和超常努力达到较高的跨学科水平。按说，外语和信息技术属于公共课，这是很有利的条件，但这两种课的教学方式问题很大。特别是公共外语课，多年来成了证书考前培训，浪费了学生大量时间，却很少有人真正学会使用外语。
       相对而言，外语专业学生学习信息技术要容易得多，因为信息技术是以知识学习为主，不像外语那样主要是一种能力训练，学生自学比较困难。而且，信息技术包罗万象，应用领域千变万化，学生可以根据自己的需要选择特定领域来学习，选择余地非常大。
调查发现，学生学习信息技术的主要难点是感觉这种技术涉及面太广，知识领域太庞杂，不知从哪里学起。本文以电子数据表为切入点，谈谈信息技术的学习和应用，希望能给有关同学些许帮助。

为什么看重电子数据表？

很多学校的通用信息技术课包含电子数据表，一般学生都会MS Excel的简单操作。但真正了解电子数据表的人却不多。很多人以为电子数据表软件就是用来制作表格。甚至很多信息类专业毕业生也不知道在那些表格背后还隐藏着什么功能。
以MS Excel为代表的电子数据表集成了强大的处理功能，在发达国家常用于很复杂的数据处理。我国由于教育水平低，能熟练使用Excel的人很少，一般计算机应用都要借助特制软件，以简化操作。这种应用方式有个致命缺点，即用户对应用开发商有很大的依赖性，哪怕调整一个简单的报表都要开发商来提供服务，结果是用户和开发商都不满意。
使用Excel开发应用则不然，从数据表定义到报表和图表生成都可以由用户来调整。虽然这需要用户有一定的数据操作能力，但这比程序设计要简单地多，一般大学毕业生，无论是文科还是理科，应该都不难掌握。
记得有个学生被授意写一个简单的数据统计软件，花了好几天时间，还差点误了使用期。其实，同样的设计用Excel不过半个小时就可以搞定。有家设计院想用计算机来管理项目数据，但自己搞不了软件，又不想委托他人来做。后来在我的建议下，他们自己用Excel设计出一个比较完整的数据管理应用框架，包括输入、查询、打印等各种功能，问题很简单就解决了。更重要是，他们的计算机数据处理能力有了很大提高，为进一步改进企业管理打下了基础。
如今，计算机已经象电话一样普及，身边任何一件事，只要和数据处理有关，都可以借助计算机来显著提高效率。可惜的是，我们的大学毕业生没有学会通用数据处理方法，也没能掌握一种简单的数据处理工具，所以很多事是把计算机放在一边用手工处理。这其实是社会资源的巨大浪费。
有些大学把程序设计引入非计算机专业信息技术课。应该说，这也是一种学习计算机应用的方法。但这种方式门坎很高，学生要走过一条漫长道路才能到达应用台阶。很多人因此而中途放弃。因此，这种课程设计需要考虑学生个人基础和学习目标，不宜作为通用方式。

电子数据表可以用做关系型数据库

       关系型数据库是如今信息处理使用最广泛的一类数据库，其最大的特点是数据项之间没有直接链接，而是靠table形式建立间接关系。每个table包含若干条数据记录。所有记录都按同样方式分割成若干字段。这样，每条记录就象表的一行，每个字段就象表的一列。这和电子数据表的结构几乎完全一样。
一般数据库应用都需要多个数据表（table）来储存数据，每个数据表有其特定的结构定义。这些数据表组合在一起形成一个完整的数据储存框架。在Excel中，一个数据文件可以包含多个表单（sheet），每个表单也可以有不同的结构定义。这些表单也是相互协作构成一个完整的数据储存框架。如果说，数据库的table和Excel的sheet有相似的二维结构，那么，一个完整的数据库和Excel数据文件也有相似的三维结构。
       正因为如此，Excel可以用做数据库来储存数据。只要数据量不是非常大，它完全可以扮演普通数据库的角色。其实，很多应用工具都支持电子数据表和数据库之间的数据转换，Excel本身也支持这种转换。

电子数据表支持动态数据生成

       在一个应用系统中，有些数据是由用户直接输入的，另外一些数据则是由程序动态生成的。例如，由用户输入姓名、性别和年龄，程序可以自动生成不同性别和不同年龄段的名单，而不需要由用户再输入一遍。Excel数据表也具有这样的功能，而且通过简单的设置就能完成，一般不需要编写程序（Excel也有编程功能）。
Excel的数据单元中可以是用户直接输入的原始数据，也可以用等号赋值语句把一个单元格（
b3cb
cell）的数据自动复制到另一单元格。这样，两个单元格的数据就完全相同。这种赋值可以是带条件的，也就是用if子句来定义在什么条件下需要赋值。而且，Excel支持多个单元格的数据进行运算，把运算结果保存到另一单元格中。例如，可以把一组单元格的数据求和，把结果放在另一单元格。Excel正是通过这样的条件赋值和数据运算来生成动态数据。
这种动态数据对实际应用非常重要。它使不同数据项之间建立了某种关联关系，这样才能完成比较复杂的数据处理，也正是这一点使电子数据表与普通电子表格有质的差别。
Excel不仅支持在同一表单中建立数据关联，也支持不同sheet之间甚至不同数据文件之间建立数据关联。例如，用12个表单分别承载一组月报数据，另外用一个表单生成全年综合数据，产生12个月的统计结果。正是这种跨表单数据关联使电子数据表真正具备了数据库管理系统的功能。

数理统计和规划求解

数理统计不仅在科技界应用广泛，在经济、金融、财会、企业管理、教育等等领域都频繁使用。数理统计以概率论作为理论基础。各种实用统计方法背后都隐含着严格的数学推导。数理统计是进行科学研究的有力工具，也是社会管理和企业管理的重要辅助手段。
正由于数理统计如此重要，Excel在数据运算功能中嵌入很多统计类的函数，用户通过简单选择和设置就能实现基本统计功能。象求均值、方差、标准差、相关系数这些统计要素，都可以通过简单设置很快求出。运用熟练之后，还可以进行方差分析和回归分析这类比较复杂的统计运算。
借助Excel完成统计运算，其显著优势是用户无需了解统计方法的细节，只要对统计目标和统计手段大致了解，就可以完成统计运算。而人工运算就很难做到这一点。很多人明知数理统计很有用但难以实施，正是由于对统计方法的数学原理吃不透，感觉难以理解，难以入手。特别是文科专业难度更大。借助Excel的自动运算就可以跨过这道门坎。
规划求解是Excel内嵌的另一重要功能，它可以帮助用户完成复杂的规划设计。很多经济领域都需要借助数学方法进行优化设计，通过对各种因素的分析找出最优解，以求以最小消耗获取最大收益。不难设想，随着中国社会经济从粗放型向集约型转移，寻找最优方案将成为经济领域的普遍需求，规划求解工具也将越来越受重视。

报表和图表

报表和图表是数据处理系统重要组成部分。特别是管理信息系统，常需要通过报表和图表来反映数据现状。同时，报表和图表也是程序设计中比较繁琐的部分。很多编程工具都提供专门功能来减轻应用程序负担。尽管如此，应用设计中还是要为此耗费大量时间。
电子数据表本身就以表格作为主要显示界面，以此为基础生成报表相对比较简单。当然，屏幕显示的表格和打印输出的报表会有很大差别。为此，Excel提供了专门的数据汇总功能和打印定义功能，以简化报表生成过程。
Excel具有强大的图表生成功能。用户只需选择用于生成图表的数据和图表类型，计算机就能自动显示相应图表，并能送到打印机打印。操作简单快速，生成的图表却丰富多彩，具有很强的直观表现力。
对一般应用来说，需要输入和查询的数据类型相对比较稳定，而报表和图表格式却随时可能改变。如上所述，如果使用定制软件，应用开发商很难解决此类问题，常会为此引起开发方和用户之间的纠纷。有些开发商干脆把数据输出到Excel，让用户自己来设计报表和图表，也算是没有办法的办法。

外语专业学生该做何选择？

       外语专业确实有些科技天赋很高的学生。有的学生甚至通过自学转入计算机领域或其他科技领域。但从整体上来看，外语专业学生要学好信息技术，并能达到学以致用，必须规划好自己的学习目标，否则有可能事倍功半，浪费很多时间。
       有些学生打算毕业后进入IT界工作，或是从事和IT有关的工作，这当然需要多下些工夫学习信息技术。但这并不等于说必须学习程序设计。如果学习程序设计的目的是做软件工程师，那就不能简单地学习编程工具，还需要学习高等数学和计算机专业基础课，否则很难在此领域发展。如果学习编程仅是为了了解计算机应用方法，这倒不失为一条途径，但需要明确一点：学会简单编程不难，要学会编写完整的应用程序却需要下很大功夫，通过这种途径去了解计算机应用方法需要很多时间。
       相对而言，借助电子数据表进行实际应用练习，从而掌握一般数据处理方法，这条途径要简捷得多。很多人以为数据处理就是用计算机来处理数据。其实，没有计算机的时代就已经有数据处理了。数据处理有自己的一套学问，并不依赖于计算机而存在。从电子数据表入手学习数据处理，其最大的好处就是可以跳过计算机细节知识而直接探讨数据处理方法。
从这一点来看，不仅是外语专业和其他非信息类专业，就是计算机专业的学生也应该学会电子数据表应用，以便从中学到计算机知识之外的应用方法。这对毕业后及早适应工作环境很有好处。
当然，学习电子数据表并不意味着不要学习编程。大家应该根据各自特长来做选择。其实，Excel也可以借助内嵌VBA（Visual BASIC for Applications）来编程，以实现Excel未提供的功能。这恰恰给学习者提供了更多选择。